Balance Contable

Para comprender la situación económica de una empresa se hace un Balance Contable. Este tipo de documento nos muestra información vital para conocer la gestión de una empresa.

Balance contable

Este documento contable es también conocido como balance de situación y en él se refleja la distribución del patrimonio de una empresa, incluyendo lo que le pertenece así como lo que debe. La ventaja de este balance es que nos permite tener un visual acerca de la estructura de una empresa. Además, nos permite conocer cómo está siendo gestionada la facturación de nuestra empresa.

Es un documento que se encarga de estudiar un momento específico de la empresa lo que nos permite comprar una etapa con otra para comprender cómo se ha modificado. Es por esto que debe ser actualizado una vez al año.

Objetivos del balance contable

Los propósitos de hacer este tipo de documento contable pueden ser muchos, además de conocer la situación financiera de la empresa, podemos obtener otra información que puede ayudar a conocer y tomar decisiones a futuro, por ejemplo:

• Valor y naturaleza de los activos de la empresa
• Alcance y naturaleza de las obligaciones
• Capacidades del capital de la empresa
• La solvencia de la empresa
• Suficiencia o insuficiencia de los fondos bien sean en efectivo, bancos o en inversiones.
• Suficiencias o excedentes en flujo de caja
• Faltantes o sobrantes en los inventarios
• Montos de ventas a crédito
• Efectividad de las cobranzas
• Deudas contraídas

Esta es la información importante que nos ayudará a tomar las decisiones financieras necesarias para nuestra empresa. Esto nos ayuda al crecimiento y estabilidad del negocio. Dado esto es importante que el balance sea lo más verdadero y acertado posible.

Cómo hacer un balance contable

Nuestro documento contable debe hacerse de manera cuidadosa. Para que toda la información sea correcta seguiremos los siguientes pasos:

1.- Registra los datos de los activos corrientes

Los montos que corresponden a los activos son todos aquellos que pueden llegar a convertirse en dinero en efectivo durante el período que estamos estudiando. Por ejemplo:

• Caja: se trata del dinero que se ha recibido en efectivo o en cheques que ya han sido cobrados.
• Cuentas: es el dinero que se encuentra almacenado en las cuentas bancarias de la empresa.
• Cuentas por cobrar: son aquellas cuentas de ventas que se han hecho a crédito. Estas pueden contener letras o préstamos a empleados, socios o a terceros.
• Inventario: en esta sección lo que haremos en contabilizar las cantidades así como el valor de las materias primas que se encuentran almacenadas. Además, debe incluir los productos terminados y aquellos que están listos para la venta.

2.- Registra los activos fijos

Este tipo de activos son aquellos que representan cambios constantes o flujos, por ejemplo:

• Equipos y maquinarias
• Equipos de transporte y vehículos
• Mobiliario
• Equipos de cómputo
• Inmuebles y terrenos de propiedad

Este valor se debe determinar por el precio comercial que se otorga a estas propiedades a la hora de realizar el balance contable. Se debe tener en cuenta que este tipo de activos suelen depreciarse en valor con el paso del tiempo.

3.- Otros activos

Esta es una categoría en la que colocaremos todos aquellos activos que no pueden ser catalogados como fijos o corrientes.

4.- Suma de activos

Una vez que ya tengamos individualizados los activos corrientes, fijos y otros estos montos se deben sumar. Esta sumatoria nos dará como resultado el total de activos.

5.- Registra los pasivos corrientes

Los pasivos se entienden como las deudas u obligaciones que la empresa debe cumplir. Entre estos se pueden mencionar:

• Responsabilidades bancarias: se trata de préstamos o créditos que la empresa adeuda inferior a un año.
• Responsabilidades con proveedores: son las facturas no canceladas a proveedores de productos o servicios que tienen una fecha de pago próxima.
• Anticipos: es todo abono hecho por clientes en pos de un contrato que no se haya ejecutado.
• Sobregiros: es la cantidad de dinero de sobregiros vigentes para la fecha de la realización del documento contable.
• Cuentas por pagar: son las deudas que la empresa tenga con personas naturales o jurídicas.
• Impuestos: son las obligaciones de carácter tributario que se adeuden para el momento de la realización del informe.
• Cesantías consolidadas o prestaciones: es la suma del valor de estas responsabilidades que se tengan con los empleados.

6.- Pasivos fijos

Se trata de las obligaciones adquiridas en un tiempo mayor a un año, por ejemplo:

• Créditos bancarios: se incluyen en esta sección si deben ser pagadas a mediano o largo plazo.
• Deudas por maquinarias o transporte: se trata de las obligaciones que se tengan con concesionarios o vendedores de maquinaria u otros equipos de producción.
• Deudas por pagar: letras o préstamos a cancelar a mediano o largo plazo.

7.- Otros pasivos

Son aquellos que no se pueden clasificar en las secciones anteriores.

8.- Suma de los pasivos

Una vez que tengas organizados todos los pasivos de la empresa, debes hacer la sumatoria correspondiente. El resultado es el valor total de los pasivos.

9.- Registro del patrimonio

Como patrimonio se entiende todo aquello que pertenece a la empresa. Usualmente se compone de lo siguiente:

• Capital: se entiende como la inversión inicial hecha por los inversionistas o accionistas para poner en marcha la empresa.
• Utilidades retenidas: de esta manera se entienden aquellas ganancias que los accionistas han reinvertido en la empresa o negocio.
• Utilidades anteriores: incluye las ganancias que tuvo la empresa en el período anterior.
• Reserva legal: se entiende como aquellas utilidades que deben reservarse por ley.

10.- Calcula los recursos

Estos recursos serán aquellos de los que la empresa dispone para soportar los activos. Lo que debes hacer es hacer la suma del capital y ese resultado sumarlo con el total de los pasivos. Lo que resulte de esta operación será comprendido como los recursos de los que la empresa dispone para soportar sus activos.

11.- Ecuación de balance

Las ecuaciones para el balance son las siguientes:

Activo = Pasivo + Capital
Patrimonio = Activo – Pasivo

Una vez que se hacen estas operaciones se deben analizar. Lo vemos de la siguiente manera, si la suma de los activos es igual al valor de los pasivos más el total del patrimonio, la situación financiera es balanceada.

Si por el contrario los pasivos superan los activos el valor del capital será negativo. Esto quiere decir que la situación financiera de la empresa se encuentra mal.

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