Cuando se trata del manejo de una empresa, compañía o asociación, se hace importante dejar por sentado los acuerdos o decisiones que se toman para el manejo de estos grupos. Aquí es donde entra la funcionalidad del Acta de Acuerdo. Este formato, también conocido como Acta de Reunión tiene como propósito dejar una prueba escrita y firmada de acuerdos tomados en reuniones de trabajo.
Las empresas usualmente son dirigidas por un conjunto de especialistas que desde sus cargos manejan ciertos aspectos del funcionamiento de esta. En muchas ocasiones estos especialistas deben reunirse para tomar medidas que tendrán un impacto importante bien sea a nivel financiero, de producción o de manejo de personal.
Las Actas de Acuerdo funcionan para dejar un documento con validez legal que deje por sentado los acuerdos a los que se han llegado.
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Elementos que debe tener un Acta de Acuerdo
Al tratarse de la versión escrita de una reunión, es importante que el acta contenga la información de las personas que han asistido a dicha reunión. Además de esto, debe explicar los hechos que tengan lugar o las razones que motivaron la reunión. Finalmente, deberá explicar las conclusiones a las que se llegaron al final de la reunión.
Partes del Acta:
- Fecha, hora y lugar en la que la reunión se llevó a cabo.
- Nombres completos y cargos de las personas que asistieron a la reunión.
- Redacción del problema o situación que ameritó la reunión.
- Detalle de cómo los presentes llegaron a la conclusión final.
- Condiciones que están implícitas en el acuerdo obtenido.
- Acciones que se tomarán a partir de la toma de esta decisión.
- Sanciones estipuladas ante el incumplimiento de la decisión tomada.
- Firma de los presentes en conformidad con lo anteriormente establecido.
Cómo redactar un Acta de Acuerdo
Este tipo de documento se considera abierto, esto quiere decir que debe ser de acceso público. Dado esto, debe ser escrito en un lenguaje que no sea complicado y que en consecuencia pueda ser comprendido por los lectores. Para hacer su lectura más sencilla, debe tratar de escribirse en forma cronológica tal como se detalla en el punto anterior.
El lenguaje utilizado debe ser neutral, es decir, no se debe escribir en primera persona. Además, debe ser objetivo. Esto quiere decir que debe enfocarse en detallar los hechos concretos y estar exenta de opiniones personales de quien la redacta o quienes la firman. Al finalizar el documento, puede agregarse la hora en la que termina la reunión seguida por las firmas de todos los presentes.
Ejemplo de Acta de Acuerdo
Fecha: 11 de Febrero de 2016
Acta n° 98
Hora de inicio: 8:00 am
Hora de finalización: 11:45 am
Lugar: Oficinas de la Corporación Omega. Avenida Humboldt, Edificio Omega, Piso 10, Sala de Reuniones. Caracas, Venezuela.
Secretaria: Margarita Ruiz
Asistentes
Álvaro Iriarte. Gerente General
Félix Durán. Gerente del Departamento de Ventas
Analía Ferrer. Directora de Publicidad y Mercadeo
Julio Lozada. Jefe de Finanzas
Susana Carrillo. Jefe del Departamento de Diseño
Puntos de Discusión
Presentación del nuevo diseño para el producto Quinua Omega
Aprobación de nueva estartegia de mercadeo para el producto Quinua Omega
Discusión del nuevo presupuesto para estrategias de mercadeo
ACTA
El día 11 de Febrero de 2016 los arriba citados se reunieron en sesión ordinaria en la Sala de Reuniones de la Corporación Omega para discutir los temas arriba mencionados.
El primer orden del día estuvo a cargo de la Licenciada Susana Carrillo quien presentó la nueva propuesta de diseño para el producto Quinua Omega. Este nuevo diseño fue aprobado por mayoría de los presentes y queda establecido a partir de hoy como la presentación oficial de este producto tanto en empaque como en estrategias publicitarias.
El segundo punto de discusión fue la propuesta de estrategias de mercadeo para el producto Quinua Omega por parte de la Licenciada Analía Ferrer. Se estableció que las estrategias no cumplen con la visión que se tiene del producto y se pidió diseñar una nueva usando el nuevo diseño aprobado el día de hoy así como un enfoque mayor hacia los compradores en edades comprendidas entre 19 y 40 años.
Tomando en consideración que la estrategia de mercadeo no fue aprobada, la discusión acerca del presupuesto para su implementación queda relegado a una próxima reunión.
Sin más que asuntos que discutir, esta sesión se levanta a las 11:45 de la mañana del 11 de Febrero de 2016. Los abajo firmantes declaramos estar en acuerdo con las desiciones tomadas durante la realización de esta reunión.
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