Control De Inventarios

Cuando una empresa se dedica a la producción de un bien tangible, llevar un control sobre la producción y venta es vital. Esto es lo que evitará que se vendan más productos de los que se producen o que se produzca de más, lo que genera pérdidas. Para esto se utiliza un Control de Inventarios.

Qué es un Control de Inventarios

Este tipo de control ayuda a una empresa a organizar de manera sistemática todo lo relacionado con la producción y el patrimonio de una empresa. Ayuda a mantener un orden escrito en cuanto a la existencia de los productos con los que la empresa comercia.

Una empresa siempre debe estar produciendo lo mismo o más de lo que comercializa. Este tipo de control ayuda a mantener un orden entre la producción, el inventario y las ventas. Es de gran ayuda para que las empresas sepan exactamente cuáles son sus activos y de qué manera se estás manejando en el mercado en relación con su producción.

Hacer un Control de Inventarios

Para mantener este control y que este sea realmente óptimo, hay ciertas cosas que se pueden hacer:

• Mantener un catálogo de productos: la idea es que exista un estudio que determine la existencia de los productos producidos y sus cantidades. Esto da una vista general y constante de los productos y permite determinar las necesidades de producción.
• Clasificación de productos: clasificar los productos en diferentes categorías facilita mantener un control. Estos pueden dividirse como los productos con más salida o los que usan diferentes proveedores.
• Establecer métodos de inventario: la periodicidad con la que se realiza un inventario puede ayudar en gran medida. Hay dos tipos de inventarios que se pueden hacer:

Inventario perpetuo: este es un inventario que se lleva de manera diaria reflejando la producción y venta. Este tipo ayuda a mantener un control más estricto sobre lo que se produce y vende lo que da información inmediata.

Inventario periódico: para este tipo se escogen ciertas fechas en el calendario de producción de una empresa para hacer un inventario más profundo. Generalmente este tipo requiere que cesen las actividades durante el tiempo que se toma la recopilación de la información.

Cómo realizar un Control de Inventarios

Hay tres factores que pueden determinar el éxito de un control de este tipo. Estos son:

Administración física

Está centrada en el espacio en el que la producción se mantiene y desde la que se hacen los trabajos de distribución del producto final. Para que esta administración funcione se deben separar los productos entre inacabados, los que han sido ya colocados y los de venta libre.

Se debe establecer claramente un responsable o supervisor de este espacio físico quien será el encargado de mantener el control. Esta persona será responsable de realizar inventarios frecuentes de los productos almacenados o producidos.

Gestión financiera y administrativa

Esta es la parte en la que se lleva un orden de carácter financiero de la producción. Es decir, un control sobre los productos que han sido vendidos con anterioridad y los que están disponibles para la venta.

Coordinación entre áreas responsables

La coordinación entre todas las oficinas relacionadas con producción, compra y venta y finanzas es vital para que el Control de Inventarios funcione adecuadamente. El sector de ventas necesita que haya producción para vender; el sector de compras necesita tener control sobre las ventas para saber qué y cuándo comprar; el sector productivo necesita saber cuánto producir. Y, por último, el departamento de finanzas debe llevar el control de los gastos y ganancias generados por los anteriores.

Esta actividad de coordinación es vital para que una empresa tenga éxito. Es por esto que los controles deben establecerse de manera adecuada. Se debe mantener un control estricto sobre las entradas y salidas de productos, así como mantener estos controles siempre actualizados.

Valuación de Inventarios

Esta es una parte muy importante a la hora de realizar un Control de Inventarios. Se trata de lo relacionado con los precios de los productos que se encuentran en stock. Existen 4 métodos comunes de evaluación comunes entre las empresas, estos son:

• Precio promedio ponderado: es el precio de un producto que resulta de la promediación entre los costos de producción.
• Primeras entradas – Primeras salidas: es un control en el que los primeros productos producidos son los que se venden primero. Lo que quiere decir que lo que queda en stock es siempre lo último en producción.
• Identificación específica: de esta manera se identifica el precio real unitario de cada producto producido.

Usualmente el precio de un producto se obtiene evaluando la existencia al precio de venta restando el margen de utilidad bruta.

Documentos importantes

Siempre que se hace un Control de Inventarios este debe estar respaldado por una serie de documentos que determinan la operación de la producción. Estos son:

• Órdenes de compra: en este documento se establecen las adquisiciones a los proveedores de materias primas de la producción. Debe contener la cantidad y descripción de los productos adquiridos además del precio por unidad o de la factura completa de compra. Es la base para el control de adquisiciones de la empresa.
• Orden de requisición de materiales: es el documento que el departamento de producción utiliza para hacer la solicitud formal del material de producción. Este debe contener la cantidad y la orden de trabajo.
• Nota de remisión: la nota de remisión o factura muestra los productos que están disponibles para la venta al público.

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