En la actualidad hay varias maneras en las que podemos pagar por un producto o servicio. Una de las más utilizadas, sobre todo si se trata de cuentas grandes, es el cheque. Esta forma de pago requiere que seamos bastante claros a la hora de asentarlos en cuanto a la contabilidad de nuestra empresa. Es por esto que tener una buena herramienta para el registro de cheques es importante.
Indice de Contenido
Cheques
Este es un documento de tipo mercantil que funciona como una orden de pago por parte de un girador a un beneficiario. Es ideal para sustituir el manejo de dinero en efectivo. Estos documentos tienen una validez de 30 días desde el día de su emisión. Esto quiere decir que el dinero que este representa debe depositarse o cobrarse dentro de ese período de tiempo.
Los cheques son la extensión de una cuenta bancaria de tipo corriente. Algunos pueden ser endosados, que significa que se transfieren los derechos de dicho cheque del beneficiario inicial a otro.
Registro de cheques
Cuando manejamos una empresa o negocio, sin importar el tamaño, mantener control sobre todo dinero que ingresa y sale de nuestras arcas es la única manera de mantener control sobre el correcto funcionamiento financiero de la misma. Cuando se trata del registro de cheques no hay excepciones.
Lo ideal es mantener no solo control sobre los cheques que entran como formas de pago sino de aquellos que hacemos para cancelar nuestras deudas.
Hacer un registro de cheques
Más abajo te ofrecemos un modelo en formato Excel que puedes descargar de manera gratuita y que puede servir de formato para que organices las entradas y salidas de cheques de tu empresa o negocio. Veamos qué información debe contener este formato:
- Número: para llevar un mejor control contable de los cheques debemos colocar el número. Todas las chequeras vienen con números impresos para identificar cada uno de sus cheques. Este número es el primer dato que debemos colocar a la hora de organizar un registro de cheques.
- Fecha: esta fecha corresponde a la fecha en la que fue recibido o entregado el cheque.
- Mes: este dato es importante por aspectos contables. Por lo general los controles financieros se llevan a cabo por mes, así que es importante colocar el mes de la entrada o salida del cheque que estamos registrando.
- Concepto: define la razón de la recepción o emisión del cheque. Si se trata de un pago de servicios o el cobro de una cuenta pendiente. Esto es vital para saber a qué parte contable pertenece ese documento. Además, la especificidad de esta información nos dice exactamente la razón de este.
- Impuestos y retenciones: muchas veces cuando se cobra o entrega un cheque este acarreará ciertos gastos extras en el sistema bancario. Por razones administrativas y contables, es muy importante colocar si estas existen y cuál es su valor monetario.
- Débito: en esta columna se mostrará el valor monetario de aquellos cheques que hemos emitido y cuyo valor será debitado de nuestras cuentas.
- Crédito: esta columna está reservada para expresar el monto de aquellos cheques que serán acreditados a nuestras cuentas. Es decir aquellos que nos están pagando por nuestros productos o servicios.
- Saldo: esta columna nos irá mostrando una relación directa entre los montos tanto de créditos como de débitos anteriores. Nos irá informando cuánto dinero se ha manejado por concepto del registro de cheques.
Reporte final
Al hacer este sencillo cuadro, en la siguiente página veremos un cuadro reporte. En este se nos mostrarán los totales por mes de las secciones anteriormente descritas. Veremos el total de las retenciones, impuestos, débitos y créditos por cada mes del año. Al final veremos el total general.
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