Análisis De Puestos

Dentro de una empresa siempre es importante describir con detenimiento las responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo que funcionarán dentro de su organigrama. Esto ayuda a tener un control estricto delas funciones de cada empleado. Para hacer esta descripción de manera oficial se utiliza un formato de Análisis de Puestos.

Qué es un Análisis de Puestos

Este es un tipo de documento en el que se analiza la ubicación de un determinado puesto dentro del organigrama de una empresa. No solo describe las responsabilidades que acarrea dicho puesto, sino que además destaca la importancia de este dentro del funcionamiento correcto del aparato productivo. Otro aspecto importante de este tipo de documento es que evalúa las funciones y funcionalidad de determinado cargo o puesto y determina su importancia.

Esto puede ayudar a los responsables de una empresa a entender si el puesto cumple con sus funciones. Es una base de recolección de datos que puede ser de gran ayuda a futuro en la planificación de los organigramas laborales de funciones pues determina si los puestos que están en funcionamiento en la actualidad siguen siendo igual de útiles.

Qué determina un Análisis de Puestos

En gran medida todos estos análisis cuentan con la misma información. Algunos de los puntos que la conforman son los siguientes:

• Determinar las responsabilidades inherentes de un cargo o puesto
• Cuáles son sus ocupaciones secundarias
• Determina las relaciones con otros departamentos
• Establece cuáles deben ser los conocimientos necesarios del puesto
• Delimita las competencias de un puesto
• Determina cuáles son las habilidades prácticas que son requeridas para un puesto
• Cuáles son los procedimientos que deben ser implementados
• Determinar su conexión con otras divisiones de la compañía

Cuándo se utiliza

Usualmente este tipo de Análisis de Puestos se realizan en situaciones o circunstancias muy específicas. Debe hacerse por primera vez al momento de la realización del plan inicial cuando una empresa o compañía está en formación. En este caso se hace para establecer cuántos y cuáles serán los cargos y puestos que serán necesarios para que la empresa inicie su funcionamiento o cadena de producción.

Más adelante, ya con una empresa establecida, se utiliza si se prevé hacer un aumento del salario. Puede ser de gran ayuda para determinar el nivel de responsabilidades de cada cargo y así determinar el porcentaje de aumento que sea requerido según lo analizado.

También es un procedimiento común si la empresa está cambiando de manos o si se están sumando nuevos socios. Es una manera de saber de qué manera está distribuido el organigrama laboral de la empresa.

Otra razón que puede ameritar esta clase de análisis es si se presentan irregularidades dentro del organigrama. Por ejemplo, si hay dudas con respecto a los límites de responsabilidades de algunos cargos. También si ha ocurrido una duplicidad de cargos, es decir, si hay dos empleados con las mismas responsabilidades cuando debería haber solo uno.

Elementos de un Análisis de Puestos

Este documento debe contener cierta información importante que es la que aportará los datos necesarios a la oficina de recursos humanos. Estos son:

• Nombre del puesto a analizar
• Sección de la empresa a la que pertenece
• Sede o ubicación del puesto
• Propósito del cargo estudiado
• Cuáles son sus tareas asignadas
• Establece las responsabilidades y relaciones con otros cargos o áreas
• Relación con los puestos a los que debe supervisar si es el caso
• Cuáles son los requisitos que el empleado debe cumplir
• Determina el entorno en el que se desenvuelve el puesto
• Cuál es la proyección u oportunidades de desarrollo del puesto dentro de la empresa
• Determina la formación profesional requerida para ocuparlo
• Establece sus competencias

De qué manera se obtiene la información

Tomando en cuenta las razones que pueden llevar a la necesidad de realizar un Análisis de Puestos, la información recogida directamente por parte de los empleados que ostentan el o los cargos en cuestión puede ser de gran ayuda. Algunos de los métodos más eficientes para obtener la información necesaria son los siguientes:

• Entrevistas individuales o grupales
• Observación de la ejecución de las labores cotidianas
• Cuestionarios escritos para recoger detalles acerca de las funciones diarias de cierto cargo
• Participación del examinador en las tareas diarias de los cargos que estudia
• Registrar de manera periódica las asignaciones realizadas de parte de los trabajadores
• Estudios y análisis de documentos previos hechos en el pasado

Esta lista no quiere decir que esta es la única manera de obtener información. Esta es una manera práctica de estudiar un cargo de manera más directa. Tampoco quiere decir que deben usarse todos los métodos antes escritos. Pueden seleccionarse algunos y aplicarlos al Análisis de Puestos.

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