En la mayoría de las comunicaciones electrónicas empresariales podremos ver al final algo llamado Aviso de Confidencialidad. Este es un recurso ampliamente utilizado en las comunicaciones a través de emails, sobre todo de compañías.
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¿Qué es un Aviso de Confidencialidad?
De esta manera se define un documento de carácter legal que se coloca generalmente al final o en la firma de un correo electrónico. Esto es para notificar al destinatario que la información que se ha compartido previamente no debe ser divulgada fuera de ciertas personas y circunstancias.
Suele ser un anexo corto que define el carácter confidencial de la información y en algunos casos las consecuencias de que esta sea compartida sin la debida autorización.
Obligatoriedad del Aviso de Confidencialidad
Este tipo de avisos no será necesario anexarlo en todas las comunicaciones de la empresa. Esto siempre dependerá de la información que se comparte. Por ejemplo, en una comunicación con clientes o proveedores, puede no ser necesario.
Para que este tipo de aviso tenga validez, ambas partes, tanto el destinatario como el remitente del correo electrónico deben tener entre sí un acuerdo o compromiso de confidencialidad previo. Por ejemplo, cuando un empleado de una empresa firma un contrato de este tipo al ingresar a la empresa, estará a merced de este Aviso de Confidencialidad en cada comunicación en la que este se exprese.
¿Qué expresa un Aviso de Confidencialidad?
En esencia, este tipo de aviso debe expresar que la información que acompaña es de carácter confidencial entre el destinatario y el remitente del correo electrónico, por lo que la divulgación de esta información será considerada inadecuada.
También puede dirigirse a quien lea el correo electrónico pero que no sea el remitente deseado. En este caso también puede advertirle la ilegalidad de la distribución de la información que se presenta.
En el marco de esto, se puede dar cualquier otra advertencia, aviso o información que tenga que ver con las responsabilidades inherentes a la lectura de la información concentrada en dicho documento.
Modelo de Aviso de Confidencialidad
A continuación puedes descargar de manera gratuita un modelo de Aviso de Confidencialidad en formato Word para que tengas una idea de cómo se debe redactar esta sección de un correo electrónico.
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