Algunas empresas e instituciones deben mantener cierta información lejos del ojo público ya sea por el alto nivel de competitividad en el mercado u otras razones. Esta carta tiene valor jurídico estableciendo no exponer cierta información debido a su contenido alto sensible. Por lo tanto en el siguiente artículo se explica que es una carta de confidencialidad, cómo redactarla y en qué contexto se utiliza.
Indice de Contenido
¿Cuándo puede ser necesario una carta de confidencialidad?
Existen diferentes escenarios para emplear esta herramienta, siempre teniendo como finalidad proteger tanto la información como a las personas involucradas.
- Ciertas empresas manejan información altamente confidencial con respecto a los clientes ya sea inversiones, posesiones, entre otros datos. Siendo este un factor esencial para el ingreso y egreso de los trabajadores.
- Existe mucha competencia en el mercado, por lo tanto es importante mantener las innovaciones, presupuestos u otros elementos bajo anonimato que puedan ser ventaja para compañías rivales.
- El personal que se encuentre involucrado en proyectos del estado es esencial que utilicen esta herramienta para proteger la seguridad de la nación.
¿Cómo redactar una carta de confidencialidad?
- Establecer en la esquina superior derecha indicando lugar y fecha donde se remite la carta.
- Incluir el nombre de la empresa o persona a la cual va dirigido el documento.
- Se comienza a redactar los datos de la empresa por la cual va dirigido el documento como nombre, dirección fiscal así como el consentimiento de la persona que firma el documento.
- Seguidamente se añaden las cláusulas establecidas por la empresa donde la persona se debe hacer responsable de no divulgar datos empresariales.
- De igual forma, se incluye una declaración del firmante quien de no cumplir con lo estipulado tomará cada una de las sanciones y penalizaciones que puede traer consigo su falta de credibilidad.
- Finalmente se le agrega “atentamente” y el nombre de la persona responsable de firmar el documento.
Ejemplos de Cartas de Confidencialidad
El caso más común son de las empresas de entretenimiento, siendo un mercado demasiado amplio y variado, hay cierta información que debe permanecer únicamente dentro de la empresa.
Caracas, 19 de Febrero de 2016
Fantastic Music Entertaiment
A quien corresponda:
Por medio de la presente, yo, Susana Pérez a partir de la fecha estipulada a través de la firma de la presente carta que comienza la prestación de servicios como colaborador de la misma. Tengo el deber de no divulgar información de tipo confidencial de manera verbal o escrita de la empresa Fantastic Music Entertaiment, ubicada en Av. Bermúdez con calle 15, Edificio El Sol. Caracas, Venezuela
Dicha información incluye:
- Datos acerca de los estados financieros de la empresa.
- Información privada de los artistas que trabajan dentro de la empresa.
- Estrategias comunicacionales o futuros proyectos que puedan alertar a las empresas rivales.
- Datos de protocolo como traslado de artistas que pueda traer la atención no deseada además de invasión de privacidad.
- Cualquier otra información que por su naturaleza se considere sensible que afecte tanto a la empresa como el personal que se encuentren dentro de la misma.
En caso de que la empresa Fantastic Music Entertaiment detectara que estoy divulgando conocimiento a terceros acera de cualquier información relacionada con los términos antes expuesto, me haré responsable por las sanciones administrativas correspondientes o legales que la empresa considere conveniente.
Atentamente,
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Sara Pérez
Descargar Plantilla de Carta de Confidencialidad
Experto en Gestión documental. La empresa formatos y planillas me ofrece la posibilidad de poder dar la posibilidad a los usuarios de la web descargar aquellos documentos que necesita.