Una factura electrónica es aquella factura que se expide y se recibe en un tipo de formato electrónico. Dependiendo de si tiene una empresa y puede estar interesado en expedir facturas electrónicas a sus clientes, en este artículo le proporcionaremos información sobre cómo debería hacerlo cuando debe hacerle una factura electrónica a su cliente o consumidor en España.
En la web https://facturaorecibo.com podréis encontrar más información relacionada con todos los trámites y ayuda al ciudadano relacionados con facturas o recibos.
Indice de Contenido
Como debo expedir una factura
Hay tres maneras en la que podemos expedir una factura electrónica:
- A través de un programa informático que cree facturas electrónicas. En determinadas ocasiones pueden valer los programas ofimáticos, ya sea Office o algún gestor. El programa podrá estar instalado en mi ordenador o acceder al mismo a través de Internet.
- Mediante la intermediación de una empresa que preste dichos servicios de facturación electrónica.
- Que sean generadas por el propio destinatario de la factura electrónica (Es decir que el propio cliente se haga así mismo una factura para pagarle).
Verificar el origen de la factura
Para poder verificar el origen de la factura, se tiene que garantizar la identidad de la persona o empresa que es proveedor de los bienes o prestador de los servicios que van a ser facturados, y la del emisor de la factura, en caso de que en alguna situación no sea el mismo.
Requisitos que debe cumplir una factura electrónica
La Legibilidad del documento
Uno de los requisitos imprescindibles que debe tener toda factura electrónica debe ser la legibilidad, lo cual significa que la factura electrónica pueda ser leída por cualquier persona.
Normalmente no nos deberemos preocupar por este requisito ya que en todo programa especializado u ofimático lo incluyen y ya existen millones de formatos en la actualidad. También pueden facilitarla a través de servicios en línea.
La integridad del contenido de la factura electrónica
Significa que la factura electrónica deberá garantizar que el contenido de la misma no ha sido modificado.
Al crear la factura electrónica deberemos tener en cuenta que tanto la legibilidad del documento como la autenticidad del origen del documento que comentaremos a continuación es auténtica.
La Autenticidad del origen de la factura electrónica
En este caso, lo que significa, es que toda factura electrónica deberá garantizar la identidad del proveedor de los bienes de los servicios que vayan a ser facturados, y la del emisor de la factura, en caso de que en algún caso especial no sea el mismo.
Tengo que guardar las facturas electrónicas
Tenemos las empresas la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas que han sido expedidas durante el mismo plazo que hay previsto en la Ley para las facturas de papel. El Código de Comercio nos dice que toda la documentación relacionada con una transacción comercial en España debe conservarse por un mínimo de 6 años.
Guardar esta documentación es tedioso, pero muy importante por si Hacienda decide realizar una inspección a nuestra empresa y también porque nos protege en muchos aspectos frente a conflictos legales.
Como hemos comentado anteriormente al igual que pasa con las facturas en papel, las facturas que hayamos emitido de manera electrónica deberán conservarse de modo que se garanticen los tres parámetros que hemos comentado:
- Legibilidad de la factura electrónica.
- Autenticidad en el origen que existe en la factura electrónica.
- Integridad del contenido que existe en la factura electrónica.
De cualquier manera deberemos garantizar el acceso a todas las facturas electrónicas que la Administración tributaria decida ver sin demora, salvo una causa debidamente justificada. En el caso particular de las facturas electrónicas, las empresas inspeccionadas deberán garantizar el acceso en línea a las facturas electrónicas, así como su carga remota y utilización por parte de la hacienda pública.