Descripción De Puesto De Recepcionista

En una empresa, quien ejerce el puesto de recepcionista es, cuando poco, la cara de la empresa ente los clientes y proveedores. Gracias a esto, es un puesto que no debe tomarse a la ligera durante el proceso de selección. Esta Descripción de Puesto de Recepcionista nos ayudará a delimitar sus funciones como enlace vital de la empresa con el mundo exterior.

Veamos a continuación cómo podemos eficazmente describir las responsabilidades de este cargo y sus funciones dentro de la organización de una empresa.

Descripción de Puesto de Recepcionista

Toda descripción de puestos cuenta generalmente con los mismos elementos esenciales. Estos tratan a profundidad las responsabilidades del cargo a tratar y sus obligaciones. En el caso específico del cargo de recepcionista es evidente que debe tener una buena actitud y un buen manejo del contacto con clientes y otros posibles contactos.

Además, debe contar con buenas habilidades de organización debido a su manejo frecuente de contactos vía telefónica o por otras vías electrónicas. Esto significa que debe ser una persona capaz de mantener orden en todo lo que respecta a comunicaciones y acceso a informaciones de importancia.

Elementos de una Descripción de Puesto de Recepcionista

Los puntos fundamentales que se deben tomar en consideración a la hora de hacer una descripción de este puesto laboral son más o menos las mismas de otras. Es decir:

• Nombre del cargo y su ubicación en el organigrama de la empresa. Este punto debe nombrar el puesto tal y como se encuentra dentro del organigrama. Además, debe establecer sus funciones dentro del funcionamiento efectivo de la organización.
• Personas y departamentos que supervisa o a los que pertenece. Este punto tratará sobre los cargos que se encuentren directamente bajo su supervisión o quien supervise a este cargo. Usualmente la recepción no tiene personal a su cargo, así que se debe especificar quién está a cargo de la supervisión de la recepción.
• Se establecerá su ubicación en la empresa y el cómo al empresa debe asegurarse de que cuente con todo el equipo que necesita para ejercer sus funciones de manera adecuada.
• Conocimientos y habilidades. Se debe dejar en claro en la descripción del cargo cuáles son los conocimientos y habilidades requeridas para ocupar el cargo.

Funciones específicas del cargo

• Recibir y atender a los visitantes y seguir las normas de procedimientos internos de la empresa para tal fin. Esto debe hacerlo de la mejor manera posible dándoles una calurosa bienvenida.
• Vigilar las necesidades que surjan al momento de la visita, así como llevar un registro de la entrada y salida de personas ajenas a los empleados de la empresa. Además, debe dirigir a cada visitante en su estancia.
• Atender las llamadas recibidas y re-direccionarlas a las extensiones correctas de ser necesario.
• Brindar informes y entregar los mensajes que reciba a cada destinatario correspondiente.
• Hacerse cargo de los correos electrónicos recibidos así como de paquetes entregados y por enviar.
• Mantener al tanto a sus supervisores de las actividades de los visitantes.
• Manejar la documentación relacionada con su área de trabajo de manera adecuada.
• Prestar apoyo si se le pide en las reuniones realizadas en las instalaciones de la empresa.

Ejemplo de una Descripción de Puesto de Recepcionista

Puesto: Recepcionista

Es supervisado por: Gerente de Operaciones

Jefe Inmediato: Gerente de Operaciones

Personas a su Cargo: Ninguna

Objetivos del puesto

Atender de manera oportuna y puntual aquellas necesidades surgidas en el área de recepción. Esta función debe prestarse tanto con los visitantes a la empresa como con el personal de la misma.

Funciones del cargo

• Recepción de visitantes
• Mantener registros de la entrada y salida de visitantes
• Recepción de llamadas telefónicas y su canalización a su respectivo departamento eficazmente
• Envío y recepción de paquetes
• Solicitudes propias del servicio de transporte
• Manejo del calendario del uso de las salas de juntas
• Apoyar cuando se solicite en la organización de reuniones o eventos
• Manejo del equipo de oficina puesto a su disposición

Relación con otros departamentos

• Contacto diario con el área de seguridad interna para mantener actualizado el registro de visitantes
• Departamento de Contabilidad para el manejo de los recibos de pago por concepto de transportes

Habilidades y Conocimientos

• Profesional con carrera técnica o licenciatura
• Más de 3 años de experiencia en cargos similares
• Conocimientos en el área de gestión y recursos
• Manejo de formatos de inventario
• Habilidad para controlar y registrar entrada y salida de visitantes

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