Para nadie es un secreto que mantener un balance entre los ingresos y gastos de una empresa o cuenta personal son la mejor manera de conocer la salud financiera de la misma. Lo ideal es hacer este tipo de análisis de manera mensual y al final del año contable hacer una revisión.
Indice de Contenido
Qué es el control de ingresos y gastos
Este es un documento de tipo contable que te dirá de manera clara si tu economía está o no produciendo dinero. De allí la importancia de realizarlo continuamente. La idea principal de este documento es la de anotar todas las salidas y entradas de dinero de tu empresa o negocio.
Para entender este documento debemos primero comprender que como ingresos se comprende todo el dinero que entra a las arcas de tu empresa como por ejemplo las ventas. Y como gastos, todo aquello que sale, bien sea para pagos de producción o salarios de empleados. Lo importante es comprender los movimientos y mantener un control de los gastos.
Llevar este cálculo te ayudará a conocer por ejemplo qué época del año te trae más ingresos o cuándo los gastos variables aumentan. Al tener este conocimiento puedes tomar las medidas que sean necesarias para aumentar la rentabilidad.
Conceptos básicos
Una contabilidad de ingresos y gastos debe hacerse de manera correcta. Para que esto pase debes tener claros los conceptos que se manejan:
Ingresos
Como ya hemos dicho, este término define todo el dinero que ingresa a tu empresa. Este principalmente vendrá de las ventas hechas y canceladas. Otro tipo de ingresos serán aquellos que se generan a partir de ganancias por inversiones. Por ejemplo, en la bolsa o por alquileres de propiedades o la venta de estas. Todos estos se denominan ingresos en el área contable.
Si se trata de un análisis personal, se debe entender como ingresos todo aquel dinero que ingresa a la familia. Por ejemplo, los sueldos o salarios y cualquier ingreso extra que se reciba.
Gastos
No pueden existir ganancias si no se han hecho gastos o inversiones previas. Estos forman parte de los egresos contables de una empresa. Algunos ejemplos de estos serán los sueldos, alquileres de espacios, adquisición de materias primas o comisiones de venta o pagos a bancos.
Cuando se trata de un hogar, los gastos serán todos aquellos gastos que se presentan en ese período de tiempo, usualmente un mes. Estos se pueden dividir en gastos fijos, que serán aquellos que se generan igualmente todos los meses. Por ejemplo, alquiler y servicios. Los otros gatos pueden anotarse dependiendo de sus secciones.
Resultados
Este tipo de estudios se hacen para obtener algún tipo de resultado. Este será la relación entre los ingresos y los gastos en el período estudiado. Para saber esto es una simple ecuación de matemática básica:
Resultado = Ingresos – Gatos
Este cálculo nos ayudará a saber muchas cosas. Si estamos haciendo el estudio para una empresa, sabremos si esta es financieramente independiente. Esto quiere decir que si al final del período tenemos un resultado positivo, hemos obtenido ganancias y somos solventes.
Si se trata de un análisis de tipo personal, este documento nos ayudará a saber si nuestros ingresos son suficientes para cubrir nuestras necesidades básicas o si necesitamos hacer alguna reducción de gastos o un aumento de ingresos.
Cómo hacer una contabilidad de ingresos y gastos
En la plantilla Excel para ingresos y gastos que te mostramos a continuación hemos tomado como ejemplo un análisis contable para un hogar. Sin embargo, el principio es el mismo para un cálculo empresarial.
Debemos ingresar en nuestro cuadro en primera instancia el saldo inicial del mes. El siguiente cuadro contiene los ingresos que serán reflejados de manera honesta. Verás que hay varias categorías para que se incluyan todas las entradas de dinero que tengamos.
Luego, comenzaremos a incluir los gastos. Comenzaremos con lo que se conoce como gastos fijos. Estos, tanto para empresas como para personas se definen de la misma manera. Son aquellos que siempre deben ser cancelados para que las actividades puedan continuar. Por ejemplo, alquiler, servicios, salarios, materia prima, etc.
Seguiremos añadiendo los otros gastos que no se consideran fijos sino variables. Son las causas de las otras salidas de dinero que podamos tener. En el caso de las empresas pueden incluir ciertas cosas como comisiones para los vendedores.
Los cálculos se harán de modo que al final del mes podremos ver los resultados del total de los gastos. Y la comparación entre ingresos y gastos se reflejará en un gráfico para que sea más sencillo estudiarlo.
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