Memorándum

Entre los documentos más utilizados en las comunicaciones oficiales de una empresa se encuentra el Memorándum. Veamos realmente de qué se trata este documento, qué es y cuáles son las pautas para redactarlo correctamente. Además, encontrarás un modelo en Word para descargar que te servirá de templete ideal para crear uno.

El Memorándum

Esta palabra, como bien lo hace parecer su etimología, está relacionada con la palabra memoria. Su origen es latino y significa “cosa que debe recordarse”.

Este tipo de documento es un tipo de informe que se utiliza principalmente de manera interna en una empresa, compañía, asociación o cualquier grupo funcional. La idea detrás de él será la de informar, de manera formal, acerca de algo que debe recordarse o tenerse en cuenta.

Se escribe por lo general en un lenguaje menos formal que otros documentos internos ya que su función principal es la de informar internamente de algo sin que se trate de un tema demasiado serio o que amerite otras comunicaciones formales.

Tipos de memorándum

Dependiendo de a quienes va dirigido se puede decir que existen dos tipos de este tipo de comunicación, uno simple y uno múltiple:

• Simple: de esta manera se clasifica aquellas comunicaciones que van dirigidas a una sola persona. Es decir, que el destinatario del recordatorio es uno solo y por lo tanto el mensaje del mismo es directo.
• Múltiple: este es un tipo de comunicación que va dirigida a múltiples destinatarios. En este caso, es un documento que recuerda en términos generales un asunto que resulta de interés común.

Otro tipo de esta comunicación se conoce como de entendimiento. Este tiene dos aplicaciones, una legal que abarca las relaciones entre empresas y otra que se maneja en el área diplomática que abarca las relaciones entre empresas. Este tipo de memorándum se maneja similar a un contrato pero ambos documentos difieren en que no tienen el mismo efecto jurídico. En estos casos, el objetivo de esta comunicación es el dejar constancia de que ambas partes llegan a un acuerdo que, a futuro, puede desencadenar en la elaboración de un contrato formal.

Composición de un Memorándum

Al igual que otros documentos similares, este debe contener algunos elementos necesarios, estos son:

• Fecha y lugar: esta información es importante para determinar el lugar y el momento en el que los destinatarios de la misiva reciben la información que se trasmite.
• Destinatario: especifica la o las personas a quienes va dirigida la información contenida.
• Asunto: describe de manera concisa la razón de la comunicación y la información que esta contiene.
• Cuerpo: a diferencia de otras correspondencias esta suele ser bastante corta. Se debe ser preciso y puntual en la información dada.
• Remitente: se trata de la información acerca de quien envía la información contenida.
• Pie de página: este es un elemento considerado opcional que es útil a la hora de hacer alguna aclaratoria necesaria. También se utiliza para adjuntar información acerca de copias de este documento entregadas a otras personas o departamentos.

Cómo hacer un memorándum

Este no es un documento difícil de redactar, sin embargo, para que tenga la seriedad que debe tener al ser una comunicación oficial, te hablamos de cómo hacerlo correctamente:

• Debe redactarse en un papel membretado que contenga el logotipo y nombre de la empresa o departamento que lo emite.
• Su redacción debe ser muy puntual para que sea fácil de leer porque tan solo se trata de un documento informativo.
• El lenguaje utilizado debe ser simple y menos formal que el de otros tipos de comunicación. Por esto no son necesarios los largos saludos o despedidas sin dejar de ser un documento que muestre seriedad y respeto.
• En cuanto a la información que puede contener esta puede ser cualquier cosa referente al funcionamiento básico de una empresa o grupo que no sea necesario mostrar de manera legal. Algunos ejemplos pueden ser felicitar a algún departamento o empleado por un logro obtenido; recordar la fecha de entrega de un informe previamente solicitado; o una amonestación por algún incumplimiento.
• Usualmente no ocupa más de media carta.

Ejemplo

De: Departamento de Recursos Humanos

Para: Jefes de Departamento

Asunto: Días Festivos

Lugar y Fecha: Caracas, Venezuela. 1 de Abril de 2017

Por medio del presente se hace del conocimiento de los jefes de departamento que siendo los días 19 y 20 del mes en curso días festivos marcados en el calendario, las áreas administrativas no tendrán labores oficiales. Por su parte aquellos departamentos que deben laborar (como el área de producción), trabajará en el horario de 8:00 a.m. a 2 p.m. jornada que se pagará de acuerdo a lo estipulado en la Ley de Trabajo como día feriado.

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Sebastián Castro
Jefe de Recursos Humanos

c.c.p. Fabio Duarte, Gerente General

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