Presupuesto De Capacitación

Para una empresa mantener a sus empleados actualizados en los procesos que comprenden su funcionamiento debe ser una propiedad. Es por esto que mantener un presupuesto de capacitación debe ser obligatorio. Siempre debemos ver esto como una inversión y no como un gasto porque al final resulta en empleados más efectivos y mejor preparados para lidiar con los procesos que rigen la empresa.

Presupuesto de capacitación

De esta manera se conoce la cantidad de dinero que na empresa invierte en los procesos de capacitación de sus empleados. Esta inversión debe ser planificada con mucho cuidado para que logre cumplir su propósito formativo.

Por lo general estos presupuestos se planifican de manera anual. Es decir que cada año que una empresa planifica su presupuesto general de funcionamiento, se debe incluir una partida de dinero destinada específicamente para la preparación de nuestro personal.

Usualmente esta capacitación estará directamente relacionada con los logros que la empresa espera obtener en ese período determinado de tiempo. Por ejemplo, si una empresa quiere aumentar sus ventas, puede querer invertir en un programa de capacitación para su departamento de ventas. Esto se planificará para mejorar los conocimientos de nuevas estrategias que logren aumentar estas ventas y en consecuencia, los ingresos de la empresa.

Se debe tomar en cuenta que un solo curso o conferencia raramente cumple la función de capacitación. Es por esto que se habla de un programa. Lo ideal es que se planifique un sistema de preparación lo suficientemente completo como para que la inversión sea válida en la obtención de resultados.

El monto dedicado a este tipo de programa dependerá en gran medida del presupuesto total de la empresa. Cuanto más grande sea el presupuesto general, más se podrá invertir en la capacitación de sus empleados. También se debe tomar en consideración la cantidad de empleados que la empresa desea capacitar porque esto tendrá un impacto en los gastos que se generarán.

Hacer un presupuesto de capacitación

Hay varios gastos que se deben tomar en cuenta a la hora de generar un presupuesto para capacitación de empleados. Si nuestra empresa por ejemplo no cuenta con un espacio que pueda ser utilizado como estancia para un curso o conferencia, el alquiler de un espacio debe ser parte del presupuesto considerado.

Además de esto se debe considerar los costos probables de los especialistas que se contratarán para brindar la capacitación. También se debe tener una partida para los recursos adicionales que pueden ser necesarios como por ejemplo el uso de determinados medios para proyecciones de imágenes por ejemplo.

A continuación te brindamos un cuadro en formato Excel que puedes utilizar como modelo para la ejecución de un presupuesto de capacitación. Este cuadro está conformado de la siguiente manera:

• Presupuesto anual: como hemos dicho, este tipo de presupuesto debe hacerse anualmente junto con el general de la empresa. Debemos colocar el monto total anual predispuesto para la capacitación. Lo que haremos es dividir el año financiero en cuatrimestres y a cada período se le asignará un monto dedicado a los procesos de capacitación.

Cuadro por período

A continuación tenemos un cuadro dedicado a cada uno de los períodos determinados anteriormente. Cada uno de estos cuadros está conformado dela misma manera y cuentan con los siguientes datos:

• Nombre de la capacitación: se colocarán los nombres de los cursos, talleres o conferencias que han sido planificados para ese determinado período de tiempo.
• Detalle: podemos colocar por ejemplo la cantidad de personas que participarán en esta actividad y el espacio en el que la misma se llevará a cabo.
• Cantidad: debemos especificar la cantidad de participantes que formarán parte de la actividad planificada.
• Costo unitario: es el costo por persona que se ha asignado a la actividad. Este costo será la sumatoria de los gastos totales divididos en la cantidad de empleados que asistirán a la actividad.
• Total: será la totalización de la sumatoria de los gatos por persona multiplicados por la cantidad de asistentes a cada actividad.

Luego de hacer los cálculos por cada período específico, en el cuadro superior veremos que se presentan los montos tanto asignados como pagados en cada período. Esto nos dirá si nos excedimos en nuestro presupuesto o si logramos realizar la actividad dentro de los montos preestablecidos.

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