Cuando se desea pedir un presupuesto para la compra de materiales o la prestación de un servicio lo común es hacer una Solicitud de Cotización. Este documento se envía a una empresa o compañía cuando queremos pedir un presupuesto en relación a algún servicio que queramos contratar.
Este tipo de solicitud es siempre una buena idea a la hora de estudiar a diferentes proveedores para ver cuál de ellos es el que nos ofrece los mejores precios por aquello que necesitamos.
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Solicitud de Cotización
Se trata de un documento que enviamos a una empresa o compañía para hacer de su conocimiento que estamos interesados en alguno de los productos o servicios que ofertan. Si bien este tipo de cotizaciones puede hacerse por vía telefónica, siempre será mejor hacerlo de manera escrita.
Al enviar una solicitud formal evitamos que haya algún error en nuestra consulta. Además, es más sencillo para la empresa enviarnos así una cotización formal detallando los costos de aquello que deseamos solicitar. De esta manera en lo que se nos envíe una respuesta formal a nuestra petición, será más fácil mantener un control de los proveedores.
Esta solicitud se envía a una empresa para solicitar costos aproximados de productos y servicios y su función principal es la de planificar de manera más adecuada el presupuesto.
Elementos de una Solicitud de Cotización
Este se trata de un documento bastante preciso con una función estricta. Los elementos que debe contener son los siguientes:
- Datos de quien solicita el producto o servicio. A entender, datos de la empresa, nombre y domicilio y datos fiscales.
- Información de contacto de quien solicita la cotización. Teléfono y correo electrónico del representante a cargo de recibir la información.
- Datos de la empresa a la que se hace la solicitud.
- Detalles del producto que se solicita incluyendo la cantidad de unidades que se están consultando.
- Forma de pago que se propone.
- Tiempo que se estima para la entrega del pedido.
Hacer una Solicitud de Cotización
Antes de llenar esta solicitud primero debemos tener muy claro qué es lo que necesitamos consultar y a quién. Es de vital importancia tener los datos completos de la empresa o compañía a la que le haremos la solicitud de materiales o servicios. Además, debemos incluir de manera clara y precisa los datos de la persona a la que la empresa debe responderle con la cotización si es que deciden responder.
Lo otro que debemos tener en cuenta es que la descripción de los productos o servicios debe ser lo más clara posible. Esto evitará problemas a la hora de recibir una respuesta. Si hemos visto los productos en un catálogo y este cuenta con códigos, debemos agregarlos en nuestra solicitud.
Otros datos que son vitales son las formas de pago que se proponen. Esto le deja en claro a la empresa de qué manera se pretende cancelar el pedido por el cual se pregunta. Es también importante colocar la fecha de entrega en la que esperamos que la mercancía o el servicio se espera recibir. Esto le da una idea a la compañía de si puede o no cumplir con este compromiso en particular.
Ejemplo de Solicitud de Cotización
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Papelería Los Roques
Datos del Solicitante:
Cliente: Despacho Legal Santos y Asociados
Dirección: Av. 18 cruce con calle 6, Edificio Santamaría, Piso 2, Oficina 2-C.
Teléfono: 899548568
Contacto: Andrea Ferrer
Correo: [email protected]
DESCRIPCIÓN DE PRODUCTOS
| PRODUCTO | CÓDIGO | CANTIDAD |
| Resma de papel carta | Rs-125 | 10 |
| Carpetas Marrones carta | Cs-35 | 50 |
| Bolígrafos color negro | Bps-220 | 20 |
| MODALIDAD DE PAGO | Electrónica |
| FECHA LÍMITE DE RESPUESTA | 15 de Abril de 2019 |
Descarga Modelo de Solicitud de Cotización Formato Word
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