Acta Administrativa. Qué Es, Estructura, Función Y Formato En Word

Haz un seguimiento de todas las advertencias verbales y medidas disciplinarias por escrito en el momento en que se dan con un acta administrativa. Puede servirte de prueba cuando empleado quiera tomar acciones en contra de la empresa para defenderse de un despido. Aunque documentar la comunicación verbal puede ser una tarea difícil, los detalles podrían resultar valiosos en caso de una demanda por terminación injusta.

¿Qué es un acta administrativa?

Un acta administrativa es un documento que se redacta con la finalidad de hacer constar que un empleado o grupo de empleados ha incurrido en hechos que van en contra de las normativas de la empresa. En esta se registran los acontecimientos, la fecha, la hora, el nombre del empleado y el cargo, y el nombre de cualquier persona que recibirá una copia de la nota, entre otras cosas.

¿Cuál es la estructura de un acta administrativa?

Como se trata de una carta oficial, debes atenerte cuidadosamente a algunas reglas de formato para garantizar que la información se presente de manera clara y profesional. Tu carta normalmente debe seguir la siguiente estructura:

  1. Nombre de la empresa: comienza el documento con el nombre de la empresa donde trabaja el empleado al que se le va a realizar la amonestación.
  2. Dirección de la compañía: debe ir en la esquina izquierda de la página (o en la esquina derecha, dependiendo de las reglas establecidas por la empresa donde se suscitaron los hechos).
  3. Nombre del destinatario: después de la dirección de la compañía se debe dejar una línea en blanco para luego colocar el nombre del receptor (el empleado en este caso).
  4. Dirección del receptor: debe aparecer en unas pocas líneas debajo de la dirección del remitente, alineada a la izquierda del documento.
  5. Fecha: Incluye la fecha oficial de la carta unas líneas debajo de la dirección del destinatario.
  6. Línea de asunto: el asunto de tu carta debe ser claro y al grano. Por ejemplo, debería decir algo como ‘Carta de advertencia para “el nombre del empleado”, seguido del motivo de la reprimenda.
  7. Saludo: aunque las letras estándar siguen a un saludo formal (por ejemplo: ‘Estimado Sr. Smith’), mientras le escribes a un empleado con el que hablas a diario, es aceptable que te dirijas él por su nombre (por ejemplo, “Estimado Jane”).
  8. Párrafo inicial: en el párrafo inicial, debes ir directamente al punto de la carta (no debes dar muchos giros para dar la información). Es necesario que menciones y expliques el problema y la razón por la que se emite la carta de forma clara y meticulosa. Los detalles específicos también deben incluirse dentro de la primera oración; por ejemplo, si el evento ocurrió en un día específico, o si sigue una advertencia verbal que se llevó a cabo, asegúrate de fecharlo.
  9. Cuerpo: dentro del segundo párrafo, explica la acción que se requiere para corregir el problema. Por ejemplo, si vas a implementar un esquema de entrenamiento correccional, enumera los detalles específicos, junto con el marco de tiempo que se dará para mejorar.
  10. Párrafo final: el tercer párrafo debe contener qué acción disciplinaria se debe seguir. Por ejemplo, si el siguiente paso es la terminación del empleo, debes escribirlo claramente en esta sección. Esto es importante ya que protege al negocio contra cualquier disputa legal, asegurando que se le dio al empleado suficiente tiempo para mejorar su comportamiento.
  11. Cierre: debes cerrar tu carta con una nota positiva, ya que eso demuestra que todavía crees que hay tiempo para que el empleado mejore su actitud. Por ejemplo, podrías especificar que todavía piensas que es un «activo valioso para la organización».
  12. Tu nombre y firma: como necesitarás una copia escrita de esta carta, opta por una firma manuscrita. También deberás dejar espacio para la firma del empleado al pie de la carta.

¿Para que se usa el acta administrativa?

Un acta administrativa puede ser útil para hacer que un empleado se dé cuenta de la gravedad de su comportamiento. También puede proporcionar protección legal contra una demanda por terminación injusta, en caso de que la situación se intensifique.

Al redactar una nota de advertencia o acta administrativa, se documenta el incidente en detalle y se obtienen las firmas adecuadas. Ten cuidado con el tono que usas y comprende tus verdaderos motivos para redactar el memo. Si tu objetivo es ayudar a un empleado a volver a la normalidad, una advertencia escrita redactada con firmeza es una herramienta excelente.

¿Cuál es la función del acta administrativa?

Un acta administrativa, la mayoría de las veces se hace con la finalidad de lograr que un empleado cambie su actitud en el ambiente laboral (mejore su rendimiento, deje de cometer faltas de asistencia, no actúe de manera despectiva o agresiva con sus compañeros o clientes, entre otras cosas).

Sin embargo, también puede proporcionar protección legal contra una demanda por terminación injusta. De hecho, hay algunos jefes que las hacen cuando hay un empleado que comete faltas seguidamente sin atender sugerencias de los superiores. Esto para lograr que el despido se pueda realizar de forma justificada, sin esperar controversias de parte del empleado.

Aunque las advertencias verbales son una de las primeras líneas de defensa para reducir el mal comportamiento, los empleadores deben mantener la opción de advertencia escrita en su bolsillo trasero en caso de que se requiera un enfoque más severo. Esto es particularmente aconsejable cuando hay un empleado muy prepotente.

¿Quién puede usarla?

El acta administrativa puede ser utilizada por cualquier supervisor o jefe inmediato que considere que las acciones de un empleado deben ser registradas por escrito para que sean una prueba tangible, por si se suscitan futuras demandas. A veces, el comportamiento del empleado es tan inapropiado que se debe emitir una advertencia formal por escrito que explique las expectativas y describa las consecuencias para que este pueda atender los llamados.

Un acta administrativa no es más que lo que todos conocemos como amonestación escrita al empleado. La misma sirve para registrar hechos que vayan contra las normativas de una empresa o atenten contra la integridad y el prestigio de la misma. Esta es mucho más valida que un llamado de atención oral, ya que es una prueba tangible en caso de demanda por despido improcedente.

Consejos para crear un acta administrativa

Cuando creamos un acta administrativa, es bastante habitual que lo hagamos cumpliendo con unas normas básicas que nos permitan dar por hecho que hemos dado lugar a un documento válido.

Sin embargo, esto no es suficiente, y es que debemos llegar más allá y entender la importancia que tiene el crear un acta administrativa a nivel profesional, y para ello hemos preparado una colección de trucos que estamos totalmente convencidos de que os van a servir para alcanzar nuestro objetivo.

La importancia de presentar un acta administrativa profesional

Vamos a estudiar algunas de las razones que debes tener en cuenta acerca de la importancia que tiene el realizar un acta administrativa que sea profesional y ofrezca toda la información relevante que sea precisa:

  • Si realizas un documento a nivel profesional, vas a conseguir dar una imagen más seria y comprometida, lo que te otorgará puntos frente a tu interlocutor.
  • Lograrás llamar mejor la atención, lo que te permitirá tener más posibilidades de ser tenido en cuenta.
  • Tendrás la posibilidad de transmitir mucho mejor todo aquello que quieres expresar y transmitir a través del documento.
  • Es una forma ideal de demostrar que tienes una actitud positiva.
  • Gracias a la realización de un documento bien hecho, conseguirás evitar que se puedan producir errores de comprensión por parte de tu interlocutor.
  • Muestras seriedad y compromiso.
  • Un documento bien escrito siempre va a ser más fácil de entender y de interpretar, evitando de esta manera que se puedan producir errores o confusiones.
  • Es una clave esencial para demostrar que sientes respeto por tu interlocutor, lo que te aportará un reconocimiento muy importante.
  • Demostrarás que tienes más confianza en ti mismo, algo que se valora mucho.

Trucos para crear actas administrativas bien hechas

Si quieres crear actas administrativas bien hechas, entonces es muy importante que tengas en cuenta las recomendaciones que vamos a detallar en este listado:

  • El estilo de letra que elijas deberá ser claro y agradable a la vista. No te des por un estilo de letra que te guste simplemente, ya que puede resultar agobiante o incluso cansar a la vista, de manera que intenta optar por un estilo suave y suficientemente claro.
  • Adjunta siempre toda la documentación o las copias de documentación oficial que sean necesarias para apoyar los datos del documento.
  • Toda la información deberá estar bien organizada. Introduce en los puntos que sean necesarios e intenta que la información esté organizada de manera cronológica o en un orden que facilite la comprensión del documento.
  • Es esencial que el escrito esté bien adaptado al tipo de documento del que se trata, lo que significa que deberás investigar todo lo que sea necesario hasta garantizar que el documento incluye todo lo necesario y cumple con las exigencias generales.
  • No te dediques a añadir información que no sea relevante. Evita introducir datos que se den por hecho o que realmente no sean necesarios, ya que crear textos excesivamente largos hace que sea más fácil que se induzca a la confusión o que se generen errores, los entendimientos, por lo que debes ser escueto, claro y preciso.
  • En el caso de que tengas que presentar un escrito documento a mano, es importante que utilice es tan sólo tinta azul o tinta negra, nunca de otro color, y mucho menos de color rojo u otros colores llamativos.
  • No olvides prestar mucha atención a todos los apartados y a cada una de las cuestiones que sea necesario aclarar. Evita que ningún punto quede en blanco ya que puede crear mala imagen o impedir que se entienda lo que pretendes transmitir.
  • Es más interesante que procures realizar un texto corto que uno largo, y recuerda que para ello es esencial priorizar la calidad por encima de la cantidad. Un texto muy largo y redundante, en el que se repite la misma idea constantemente, aburre al lector, mientras que un texto corto con la información precisa y exclusivamente necesaria, será mucho más atrayente e invitará a leer hasta el final.
  • Las faltas ortográficas son muy frecuentes, y crean una pésima imagen de quien escribe, por lo que debes tenerlas muy en cuenta y revisar bien el escrito antes de presentarlo.
  • Te aconsejamos que pruebes con todas las patillas que sean necesarias hasta que encuentres aquella que sea más apropiada y se adapte lo mejor posible al tipo de documento y a sus características.
  • Cuando realices un escrito o un documento, es muy importante que lo hagas con un ordenador, en lugar de hacerlo a mano.
  • Es muy importante que trabajes bien la redacción, y evites los errores gramaticales, muy especialmente aquellos que se suelen cometer con bastante regularidad.
  • Nunca presentes ningún tipo de escrito sin haberlo revisado antes al menos un par de veces, ya que deberás tener la total seguridad de que no existen que errores gramaticales y ortográficos.
  • Lo más recomendable es que seas realista y honesto al escribir el documento, ya que es la mejor forma de garantizar que cumple con la realidad y que no existen falsedades o medias verdades que puedan llegar a perjudicarte.
  • Procura destacar cada apartado con el objetivo de evitar que el texto sea excesivamente continuo. De esta forma, también conseguirás que tu interlocutor pueda acceder a la información que le resulte más relevante en un momento dado sin tener que perder el tiempo recorriendo todo el documento completo.
  • Recuerda que gracias a nuestras plantillas vas a tener la posibilidad de acceder a guías de documentos profesionales, lo que te facilitará la redacción y esquematización del texto.
  • Antes de rellenar el documento definitivo que presentarás, lo más recomendable es práctica realizando diferentes borradores de manera que poco a poco irás ganando en confianza y conseguirás reducir el riesgo de cometer errores en el documento final.

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