Acta Administrativa por Faltas

Si hay algo que puede alterar el funcionamiento de una empresa o compañía es la falta de uno de sus empleados sin previo aviso. El problema con esto es que al suceder, implica que los demás trabajadores tendrán que dividirse las tareas de quien falta para no detener la producción. Cuando este caso se presenta se trata de una falta ilegal. Para notificar las faltas de un empleado a las partes correspondientes se utiliza un Acta Administrativa por Faltas.

Este documento es el medio que tiene una empresa o compañía para notificar las inasistencias injustificadas así como para informar las sanciones que estas acciones tendrán para los empleados sujetos a esta acta.

Utilidad de un Acta Administrativa por Faltas

Cuando una empresa establece las funciones de cada uno de sus empleados, lo hace con la intención de que cada uno ejecute una tarea específica. Esta tarea, en conjunto con las de otros empleados, asegura el correcto funcionamiento de la empresa, sea cual sea su objetivo.

Cuando un trabajador con una tarea específica no asiste a su puesto de trabajo sin haberlo notificado con el tiempo adecuado, esto puede causar un pequeño caos. Ningún puesto de trabajo es prescindible per se. En consecuencia la producción, administración u otras funciones pueden verse afectadas en su cadena si se produce una de estas faltas.

Sumado a esto, todo empleado al firmar un contrato, se compromete a ser responsable de sus actividades dentro del organigrama. Esto quiere decir, que además se produce un rompimiento del hilo legal al faltar sin previa notificación.

La utilidad de un Acta Administrativa por Faltas es dejar por sentado de manera administrativa que el empleado ha incumplido con las normas previamente discutidas y aceptadas entre él y el empleador. Además de dejar un registro para la oficina de Recursos Humanos acerca de dicha falta.

Qué debe contener un Acta Administrativa por Faltas

Para que este sea considerado un documento de carácter legal, debe contener ciertos elementos. Estos son:

  • Nombre de la empresa o compañía
  • Lugar en el que se desarrollan los hechos
  • Fecha en la que el empleado incurrió en la falta
  • Descripción de los hechos ocurridos que ameritaron el levantamiento del acta
  • Nombre y otros datos personales del empleado a quien se acusa de faltar a su puesto de trabajo
  • Nombres y datos de los testigos de la falta

Cómo escribir un Acta Administrativa por Faltas

Este documento debe ser escrito de manera objetiva. Debe contener un relato de los hechos ocurridos. Este relato debe principalmente responder a las preguntas qué, quién, cómo, dónde y cuándo.

Los únicos relatos de tipo personal admisibles en este documento deben provenir del testimonio de los testigos. Estos son los únicos que tienen derecho a describir de manera personal su punto de vista en cuanto a las circunstancias que presenciaron.

Al finalizar la exposición de los hechos así como os testimonios, el acta debe ser firmada por todos los mencionados. Esto le da carácter legal ya que se esta manera se asegura que la información contenida es la dada correctamente.

Consejos para crear un acta administrativa por faltas

Para poder crear un acta administrativa por faltas que tenga una buena apariencia y cumpla con todas las exigencias, vamos a analizar algunos trucos con los que vais a poder hacerlo de forma más rápida y sencilla, además de que repasaremos las razones por las que es importante tomarse en serio la redacción de este tipo de documento.

La importancia de presentar un acta administrativa por faltas profesional

Si quieres crear una buena imagen profesional, es importante que valores las ventajas que tiene el dedicar tiempo y esfuerzo a la redacción de tu carta administrativa por faltas:

  • No debes olvidar que también estarás demostrando respeto por tu interlocutor, lo cual es muy de agradecer.
  • Conseguirás transmitir mucho mejor todo aquello que quieres expresar.
  • Vas a conseguir crear una imagen de seguridad en ti mismo que te ayudará a conseguir un mayor valor.
  • Vas a conseguir crear una imagen más seria y profesional, lo cual servirá para que te valoren mucho mejor.
  • Tendrás muchas más posibilidades de que te tengan en cuenta.
  • Estarás demostrando una actitud más positiva y clara.
  • Lograrás que sea más fácil de entender por parte de la persona que la lea, pudiendo interpretarla de forma correcta.
  • Vas a conseguir evitar las habituales confusiones y errores que se producen a partir de un documento mal redactado.

Trucos para crear actas administrativas por faltas bien hechas

Con estos trucos, veras que es mucho más fácil de lo que parece crear actas administrativas por faltas bien hechas:

  • Cuando vayas a presentar un documento, deberá estar escrito a ordenador y nunca a mano.
  • Siempre debe revisar el documento al menos dos veces antes de su publicación, por si se te ha escapado algo.
  • Debes organizar bien toda la información.
  • Es importante que destaques los apartados para impedir que el texto sea muy continuo y se pueda leer con mayor claridad.
  • No intentes crear el documento rápido, tomate el tiempo que sea necesario hasta garantizar que tiene la calidad que necesitas.
  • Te aconsejamos que practiques con varios borradores hasta que puedas conseguir soltura, confianza y evites los errores.
  • No añadas información innecesaria, ya que el documento debe ser preciso y claro.
  • Es muy importante que evites los errores gramaticales y redacte es bien todo el contenido, de manera que se comprenda fácilmente.
  • En los casos en los que tengas que presentar un texto a mano, nunca utilices tintas de color salvo la tinta azul o la tinta negra.
  • Debes tener en cuenta cada apartado y cuestión que debas responder para evitar que el texto quede incompleto.
  • Si es necesario, investiga para adaptar el escrito al tipo de texto que requiere el documento.
  • Deberás adjuntar toda la documentación o las copias que necesites para respaldar lo indicado en el documento.
  • En nuestra página vas a tener acceso a una gran colección de plantillas con las que podrás trabajar libremente.
  • Deberás priorizar la calidad del texto por encima de la cantidad, ya que es mejor un texto corto y claro que uno excesivamente largo donde se repita la misma idea varias veces.
  • Es muy importante ser honesto a la hora de realizar un documento, así como realista para demostrar tu calidad profesional.
  • Elige un estilo de letra que sea suficientemente claro y resulte agradable a la vista.
  • No elijas una única plantilla y te centres en ella, sino que te aconsejamos que busques hasta encontrar la que se adapte mejor a tu estilo.
  • Las faltas ortográficas crear una imagen muy negativa del documento, por lo que debes evitar cometerlas y detectarlas en caso de haberlas.

Ejemplo de un Acta Administrativa por Faltas

En la ciudad de Valencia, siendo las 2:30 de la tarde del día 20 de Agosto de 2017 en la planta de ensamblaje de Saima Automotríz, se encuentran reunidos el Lic. Alberto Miñoz, Gerente General, Diana Neto, Jefe de Recursos Humanos, Luis Zapata, Gerente de Operaciones, y Zuly Ocando, Supervisora de Planta. Además se destaca la presencia de Omar Zambrano y Javier Tapia, compañeros de puesto del empleado señalado a continuación.

HECHOS

En mi cargo como Jefe de Recursos Humanos, hago constar que el ciudadano Juan Alberto Torres, quien hasta el día de hoy se desempeña como especialista de ensamblaje en nuestra empresa, no se presentó el día de hoy a su puesto de trabajo. Hasta la hora indicada en este documento no ha comunicado de manera oral ni escrita los motivos de su ausencia.

Para hacer constar su falta el día de hoy tomamos testimonio de dos testigos directamente involucrados con el trabajador infractor:

La técnico Zuly Ocando en su carácter de supervisora de planta certifica que el trabajador Torres no se presentó el día de hoy a su puesto en la línea de ensamblaje. Testifica que no ha recibido notificación ninguna de las causas de esta falta.

El Lic. Luis Zapata en su carácter de Jefe de Operaciones testifica que esta mañana a las 9:15 am fue notificado por la Supervisora de Planta de la ausencia del empleado en cuestión con el fin de poner en práctica las medidas necesarias para asegurar la continuidad de la línea de ensamblaje para el día. El Lic. Zapata no logró comunicarse de ninguna manera con el empleado en cuestión.

Tomando en consideración esta falta se concluye que el empleado debe ser sancionado en conformidad a los reglamentos de la empresa.

Habiendo recogido los testimonios antes señalados se da por terminada esta reunión con la constitución de esta Acta Administrativa por Faltas a las 10:00am del día 21 de Agosto de 2017 con la firma de los involucrados en esta acta.

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