Acta Administrativa

Como un Acta administrativa se entiende un documento de carácter laboral mayormente utilizado en casos de infracciones en el lugar de trabajo.

¿Qué es un Acta administrativa?

Es una carta que usan los empleadores a la hora de notificar infracciones cometidas por sus empleados. Estas actas funcionan para informar las acciones que han sido cometidas así como los castigos que pueden estas acciones traer.

Este documento detallado por el empleador y que debe ser firmado por el empleado, tiene además una función legal. Esta es la de asegurar que exista una prueba de la infracción cometida por el empleado lo que significa una prueba en manos de la empresa o compañía que justificaría un despido. Esto a su vez evita una futura demanda por despido injustificado. Para esto, debe contener fechas específicas así como lugar donde se produjo la falta así como una declaración detallada de las sanciones que serán aplicadas.

Es importante entender que tanto las infracciones como las sanciones aplicables deben tener un precedente legal dentro de los estatutos de la empresa. Esto quiere decir que solo se puede amonestar aquello que está legalmente establecido en la apropiada documentación de la compañía.

Objetivos de un Acta administrativa

Este documento laboral puede tener varios objetivos dentro del funcionamiento de una empresa o compañía. Estos pueden ser:

  • Detallar el incumplimiento de una obligación laboral: cuando un empleado no sigue los lineamientos establecidos dentro de la descripción de su puesto de trabajo esto puede ser motivo para la elaboración de una de estas actas.
  • Comunicar una sanción laboral: esta acta también se utiliza para informar y aplicar una sanción a un trabajador de manera formal dejando constancia escrita de ello.
  • Detallar un despido: cuando un empleador decide rescindir un contrato con un empleado por causas preestablecidas, un Acta administrativa es utilizada para informar al empleado de las razones de su despido.

Participantes de un Acta administrativa

Dependiendo de lo que se quiera comunicar en este documento se establecerán los participantes que deben formar parte de este. En muchas ocasiones no solo es importante la firma del empleador y el empleado. En algunos casos se utilizan testigos que dan información acerca de los incumplimientos laborales. En este caso, los datos y firmas de estos testigos deben estar presentes en el documento.

¿Qué debe contener?

Hay ciertos datos que son necesarios para que el acta sea válida legalmente:

  • Domicilio de la empresa o compañía y/o el lugar en donde se llevaron a cabo los hechos.
  • Fecha y hora en la que se escribe el acta.
  • Todos los datos pertenecientes a los participantes del acta. Esto incluye al o los representantes de la empresa, el empleado sujeto al acta así como los testigos si existen.
  • La explicación de motivos. Este es el cuerpo del acta en donde se deben explicar las razones por las que se escribe. Incluyendo las infracciones que han sido cometidas si esta es la causa del acta especificando los lineamientos que se han roto. Si el acta es motivada por la decisión de hacer un despido, las causas de este deben ser especificadas.
  • Declaraciones. En esta parte del acta se presentan las declaraciones de todas las partes involucradas en la constitución del acta. Esto incluirá tanto al empleado como al empleador así como los testigos si existen.
  • Documentación que avale las declaraciones hechas. De existir es importante añadir al Acta administrativa los documentos que hayan sido presentados como pruebas para determinar las infracciones cometidas por el empleado para justificar las medidas tomadas por el empleador.
  • Cierre del acta: al finalizar la exposición de motivos y la presentación de pruebas y testimonios, el acta debe finalizarse con los datos y firmas de los participantes.

¿Cómo debe redactarse?

Es muy importante que este tipo de actas no incluya opiniones sesgadas o de tipo personal. La función legal y administrativa de este documento hace que sea vital que este contenga información objetiva acerca del caso de infracción planteado, así como las sanciones que se aplicarán.

Valor legal

Este tipo de documentación administrativa tiene gran importancia legal para todas las partes involucradas. Para asegurarnos de que esto suceda, debe tomarse detallado interés en su redacción así como en la información que contiene. Es también de suma importancia que el documento esté firmado por todas las partes involucradas.

Cuando el acta es firmada por el empleado sancionado, este demuestra haber leído la información y aceptado el documento. Esto le da ventaja a la empresa a la hora de una disputa legal de las sanciones o el despido.

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