Un Acuerdo de Confidencialidad es un documento que se utiliza en el caso de que una empresa no quiera que cierta información de su funcionamiento o proyectos no sean divulgados. Usualmente es un documento que firman los empleados para comprometerse a no compartir información sensible. Es un documento con valor legal cuyo incumplimiento puede acarrear sanciones legales.
Este tipo de acuerdos son muy utilizados cuando una empresa está en la búsqueda de inversionista para desarrollar una idea nueva. También es útil cuando se está negociando la venta de una idea nueva que no ha sido desarrollada anteriormente. Sin embargo, la instancia más común del uso de un Acuerdo de Confidencialidad es cuando se contrata un nuevo empleado que tendrá acceso a lo que se considera contenido sensible.
Elementos que debe contener un Acuerdo de Confidencialidad
Este tipo de actas generalmente se producen entre dos partes, el emisor y el receptor. El primero es quien establece los puntos específicos del acta así como las condiciones que deben seguirse. Esto incluye la manera en la que la información se compartirá. Este documento se entrega para ser firmado en conformidad por la parte que la recibe.
Se trata de un documento de tipo legal que debe incluir información acerca de las sanciones resultantes si se rompe el protocolo de manejo de la información. Define además el grado de responsabilidad de ambas partes concernientes al manejo de dicha información.
Dependiendo del tipo de acuerdo que se establezca cada Acuerdo de Confidencialidad tendrá diferentes partes, sin embargo se pueden establecer las siguientes como comunes:
- Antecedentes: esta parte del acta explica las razones que ameritan la firma de un Acuerdo de Confidencialidad. Es un resumen breve de los motivos que generan la firma de este documento.
- Definición: aquí se establece a qué se le denomina especialmente información confidencial. También define en qué momento puede ser esta utilizada. Además de esto se define qué abarcan estas obligaciones para las dos partes firmantes.
- Responsabilidades: esta es la sección que define cuáles son las responsabilidades que tienen los firmantes con el uso de la información confidencial. Además, define en qué momento esta puede ser utilizada.
- Excepciones: si existen casos en los que este acuerdo quedará nulo estos deben explicarse dentro de este documento. Cuando estas se definen se deben tomar en consideración los posibles cambios de ciertas condiciones en el futuro.
- Vigencia del documento: se debe definir el margen de tiempo que tendrá este documento validez o el tiempo en el que la información continúa siendo confidencial.
- Sanciones: expresa las sanciones o consecuencias que se existirán de parte del empresario hacia en empleador en caso del incumplimiento de esta acta. Esta sección debe ser bastante específica para evitar malos entendidos legales a la hora del incumplimiento.
Cómo hacer un Acuerdo de Confidencialidad
Este documento debe estar encabezado por la fecha, hora y lugar en el que al acuerdo se firma. Luego se detallan los datos personales de quienes lo firman. Si se trata de personas jurídicas se toman los datos del representante legal que firmará a nombre de la figura. Además se debe incluir la dirección fiscal de cada una de las organizaciones implicadas.
Luego de estos datos se describirán los motivos y objetivos del acuerdo. Además, se indicará a lo que se refiere la información confidencial que se compartirá o a la que tendrá acceso el empleado. Se deben describir los datos que se consideran extremadamente confidenciales y si existen otros que pueden no tener tan alto nivel de confidencialidad.
Seguidamente se enumeran los deberes y obligaciones que resultarán de la firma de este Acuerdo de Confidencialidad. Junto a esto se explica la importancia del cumplimiento del compromiso adquirido al firmar el acuerdo. Se entiende que este acuerdo define la imposibilidad de repetir, divulgar o hacer pública información delicada de la compañía.
Si existen excepciones al acuerdo estas deben ser enumeradas a continuación. Luego de esto, se establecen las sanciones si existen. Estas deben detallarse lo mejor posible para propósitos legales.
Para culminar se describe el tiempo en el que este acuerdo será vigente. Este puede ser hasta que la relación entre los firmantes acabe o si cambian ciertas circunstancias.
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