Calendario De Proyecto

Cuando se emprende un proyecto, sin importar la naturaleza de este, tener un Calendario de Proyecto. Esto nos ayudará a organizar las diferentes actividades que conlleva nuestra planificación y así mantenernos al día con el tiempo requerido para finalizarlo sin contratiempos.

Definición

Un calendario de proyecto se define como un cronograma organizado de actividades y tiempos en los que estas deben hacerse. Esta es una herramienta de gestión que resulta muy útil tanto para proyectos profesionales como domésticos. Es una excelente manera de saber qué tareas se han completado y cuáles faltan por ejecutarse.

Para los gerentes de proyecto esta herramienta es vital para planificar cada una de las tareas que forman parte de un proyecto empresarial. Provee la facilidad de administrar tanto los recursos como el tiempo de manera que el proyecto resulte eficiente y cumpla con las exigencias del cliente o la empresa.

Utilidades del Calendario de proyecto

  • Es una excelente manera de administrar y asignar los recursos programados para el proyecto.
  • Ayuda a evaluar la efectividad del tiempo utilizado en la consecución de las tareas previstas para determinar retrasos en el cumplimiento de los objetivos.
  • Da una base sólida para supervisar el desarrollo de las actividades planificadas basándose en el tiempo cumplimiento de los objetivos.
  • Administrativamente permite evaluar si habrá recursos que se puedan reasignar a otras áreas o actividades dentro del mismo proyecto.
  • Es una manera ideal de llevar un seguimiento continuo del proyecto que se está ejecutando.

Cómo hacer un Calendario de proyecto

Teniendo en cuenta que este tipo de calendario se utiliza para llevar un control estricto de los tiempos, presupuestos y tareas involucrados en un proyecto, la manera en la que este se organiza tiene gran importancia. Adicionalmente, si el proyecto se establece bajo contrato de un cliente, este calendario permitirá mantenerlo informado acerca del avance del mismo así como explicar el uso de los recursos.

Aunque existen una variedad de tipos de planificación de proyectos, existen ciertas partes que es esenciales para hacer este tipo de planificación. Estas son:

  • Alcance del proyecto: el alcance ayuda a organizar las fechas de inicio y final del proyecto así como las limitaciones y alcances del mismo.
  • Necesidad de recursos: la administración de los recursos es un punto esencial en la consecución de cualquier proyecto, es por esto que saber si hay limitaciones en el presupuesto se deben organizar las actividades.
  • Lista de actividades: otra parte importante es la organización de todas las actividades en el proyecto incluyendo días libres de trabajadores o vacaciones.
  • Calendario de días de trabajo: para organizar las actividades es necesario saber los días laborales disponibles para organizar cada actividad relativa al proyecto.
  • Riesgos: en todo proyecto pueden surgir riesgos que afecten el cronograma de trabajo y retrasar las actividades. Estos riesgos deben tomarse en cuenta para estar preparados para afrontarlos.
  • Cronograma de actividades: cada tarea debe determinarse dependiendo de la cantidad de tiempo que estas tomarán en completarse.
  • Asignación de personal: es importante organizar la fuerza de trabajo de cada tarea para llevar un control del recurso humano al igual que el económico.
  • Fecha de entrega: para que el Calendario de proyecto sea útil se debe determinar y contemplar constantemente la fecha de culminación del proyecto estimada. Esta es la manera de supervisar que cada actividad se realice a tiempo para cumplir con la fecha final.

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