Características de una carta formal

Una carta formal es un medio que permite comunicar una información de forma respetuosa, cordial y como lo indica su nombre formal. Sin embargo tenemos que tener en cuenta, que es importante conocer cuáles son aquellas características de una carta formal que la permiten diferenciar de otra. Por ello hay que tener en cuenta que no solo se trata de una carta sino algo que va mucho más allá de ello y permite entablar diversos temas de conversación.

Por esa razón el siguiente articulo hablaremos de las características y además todo lo referente a una carta formal, con la finalidad de que entiendas cuál es su uso, elementos que la componen y como hacer una.

¿Qué es una carta formal?

La carta formal es de esos documentos que permiten hacer referencias desde temas institucionales, empresariales y laborales entre otros. Este tipo de carta permite intercambiar información sobre una diversidad de temas; en donde es importante el uso de un lenguaje formal y correcto.

Una carta formal cuenta con una infinidad de elementos y características que permiten diferenciar esta de otras opciones, de la misma manera cuenta con una estructura única con tres partes que se componen por el encabezado, desarrollo de la información y una despedida formal. Esta carta permite la comunicación entre dos personas conocidas que necesitan hacer énfasis en una redacción y exposición de un tema más formal.

¿Para qué se usa la carta formal?

Este es usado mayormente en ocasiones donde es necesario realizar una solicitud, recomendación, presentación u agradecimiento, realizar una renuncia o dar a conocer alguna información de interés. En esta carta se hace uso del lenguaje cordial, formal y respetuoso. Es una carta que tiene una gran diversidad de usos y permite entablar conversaciones de varios temas entre dos o más personas.

Sin embargo al hablar de las características de una carta formal, tenemos que el uso de este tipo de carta solo es para entablar temas formales a diferencias de las cartas informales entre otras.

Elementos de la carta formal

Antes de entrar y conocer las características de una carta formal, es importante tener en consideración cuales son aquellos elementos que debe contener una carta de estas; los cuales deben ser respetados con la finalidad de que se cumpla la función de la carta y se encargue de generar una respuesta de esta información. Algunos de estos elementos son:

• Membrete: el membrete es aquella sección de la carta que debe contener desde datos del remitente, los cuales consisten entre el número telefónico, correo electrónico.
• Adicional es importante colocar el nombre del destinatario, es decir; la persona que recibirá la carta.
• Lugar y fecha, debe ser del momento exacto en que se redacta la carta.
• Encabeza, este debe contener el saludo formal y se redacta con el uso de cortesía, respeto y además deberá contener el asunto del que tratara la carta.
• Después viene el asunto o introducción de la carta, en este debe exponerse el motivo por el cual se escribe la misma.
• Cuerpo, el cuerpo de la carta es la sección más importante de esta; ya que en él se desarrolla y exponen los motivos de esta.
• Despedida: este consta de un párrafo, en donde es importante cerrar la idea principal y colocar una despedida.
• Firma, en este apartado se debe colocar el nombre del remitente y el cargo que este ocupa.

Características de una carta formal

Las características de dicha carta se establecen mediante la exposición de una información coherente, la cual debe ser lo suficiente respetuosa, breve y que además se encargue de transmitir un mensaje claro, algunas otras características son:

• Se emplea un lenguaje sencillo y formal.
• Deben ser usadas fórmulas de cortesía
• El contenido debe ser claro y preciso.
• La información expuesta debe ser completa y necesaria.
• Las ideas se presentan en un orden específico.
• Los párrafos por lo general son cortos y coherentes.
• Por lo general las cartas son dirigidas a personas desconocidas.
• La carta está escrita por un emisor y enviada a un receptor.
• La dirección del destinario suele parecer en el frente del sobre.
• El contenido se organiza con gran claridad y precisión.
• Posee una actitud cortez.
• Impresiona al destinatario.
• Su finalidad es conseguir una reacción favorable
• Busca dar información completa.

¿Cómo hacer una carta formal?

Para hacer una carta de estas debes tomar en cuenta que la misma debe cumplir con los siguientes elementos:

• Debes Seleccionar un saludo.
• Redacta el cuerpo de la carta en base a la razón por la cual la redactas, es importante exponer los motivos.
• Selecciona una despedida.
• Finalmente solo debes firmar.

En cuanto al saludo:

• Apreciado licenciado.
• Elegante señor.
• Por medio de la presente.
• Atención Lic. Ramírez.
• Me dirijo a usted.
• Atención al interesado.
• Gobierno del Estado.
• Gerente de Finanzas, está PRESENTE.

La despedida:

• Reciba un cordial saludo.
• Que tenga un excelente día.
• Quedo a su disposición.
• Agradezco su atención.
• Reciba mis consideraciones.
• Quedo a su orden.
• Quedo a la espera.
• Sin más que agregar, muchas gracias por su atención.

Consejos para crear una carta formal

Si quieres crear una carta formal, veras que realmente hay algunos puntos clave que son los que nos van a ayudar a diferenciar entre una carta profesional y una carta normal y corriente.

Vamos a detallar algunas de las principales razones por las que es muy importante que te tomes en serio la redacción de la carta formal, a lo cual añadiremos una serie de trucos muy útiles con los que conseguirás mejores resultados de los que nunca antes hubieses imaginado.

La importancia de presentar una carta formal profesional

Vamos a comenzar analizando las razones por las que debemos desarrollar una carta formal profesional de la forma adecuada:

• Demostrarás mayor seguridad en ti mismo, lo cual es una cualidad muy valiosa.
• Estarás mostrando un mayor compromiso y seriedad, algo que se valora mucho a nivel profesional.
• Al tomarte en serio la confección del documento, estarás demostrando el respeto que sientes por tu interlocutor.
• Vas a evitar que se produzcan confusiones o errores a través del documento por una errónea interpretación del interlocutor.
• En caso de ser necesario, conseguirás tener más posibilidades de ser tenido en cuenta al mostrar responsabilidad y fiabilidad.
• Te permite mostrar una actitud positiva que revaloriza tu imagen.
• Conseguirás mostrar de forma más clara toda la información, lo que hará que tu interlocutor tenga menos dudas a la hora de interpretar lo que expones.
• Tendrás la posibilidad de transmitir de forma más efectiva todo aquello que quieres expresar, lo que previene las equivocaciones.
• Una razón muy importante por la que te debes esforzar a la hora de crear el documento, es porque conseguirás transmitir una mayor sensación de seriedad y profesionalidad.

Trucos para crear cartas formales bien hechas

Si quieres crear cartas formales bien hechas, entonces es muy importante que tengas en cuenta las recomendaciones que vamos a detallar en este listado:

• Te aconsejamos que practiques con varios borradores hasta que puedas conseguir soltura, confianza y evites los errores.
• En nuestra página vas a tener acceso a una gran colección de plantillas con las que podrás trabajar libremente.
• Siempre debe revisar el documento al menos dos veces antes de su publicación, por si se te ha escapado algo.
• No intentes crear el documento rápido, tomate el tiempo que sea necesario hasta garantizar que tiene la calidad que necesitas.
• Es importante que destaques los apartados para impedir que el texto sea muy continuo y se pueda leer con mayor claridad.
• Elige un estilo de letra que sea suficientemente claro y resulte agradable a la vista.
• Las faltas ortográficas crear una imagen muy negativa del documento, por lo que debes evitar cometerlas y detectarlas en caso de haberlas.
• Debes organizar bien toda la información.
• Cuando vayas a presentar un documento, deberá estar escrito a ordenador y nunca a mano.
• No añadas información innecesaria, ya que el documento debe ser preciso y claro.
• Debes tener en cuenta cada apartado y cuestión que debas responder para evitar que el texto quede incompleto.
• Es muy importante que evites los errores gramaticales y redacte es bien todo el contenido, de manera que se comprenda fácilmente.
• En los casos en los que tengas que presentar un texto a mano, nunca utilices tintas de color salvo la tinta azul o la tinta negra.
• Si es necesario, investiga para adaptar el escrito al tipo de texto que requiere el documento.
• Deberás adjuntar toda la documentación o las copias que necesites para respaldar lo indicado en el documento.
• Deberás priorizar la calidad del texto por encima de la cantidad, ya que es mejor un texto corto y claro que uno excesivamente largo donde se repita la misma idea varias veces.
• No elijas una única plantilla y te centres en ella, sino que te aconsejamos que busques hasta encontrar la que se adapte mejor a tu estilo.
• Es muy importante ser honesto a la hora de realizar un documento, así como realista para demostrar tu calidad profesional.

Estos son algunos de los aspectos y claves a los que debes prestar una mayor atención para poder crear una carta formal a nivel profesional, y recuerda sobre todo que las prisas son un enemigo si lo que quieres es crear un documento que realmente demuestre tu calidad profesional, de manera que tomate todo el tiempo que sea necesario y práctica, investiga y realiza todos los estudios que debas llevar a cabo con el objetivo de conseguir crear una carta que muestre tu profesionalidad.

Ejemplo de una carta formal

Lic. Gabriel Ramírez

Lugar:

PRESENTE

Por medio de la presente, me dirijo a usted con todo el respeto para solicitar de manera amable y respetuosa, con la finalidad de solicitar que se restituya el tipo de cobro de comercial a doméstico en la tarifa del medidor 0012345 de la cuenta 6677-88 con dirección (…..)

Lo establecido anteriormente ya se ha solicitado con anterioridad con fecha de 15 de marzo de 2021, con una inspección llevada a cabo en febrero. En donde se realiza un cobro de cuota extra cuando no existe ningún negocio en esta propiedad.

Por lo expuesto anteriormente le agradezco su atención, quedo atento a sus indicaciones y respuesta para tratar el asunto de mejor manera.

ATENTAMENTE

_______________________________

Carmen Aseche

Tel. 55 9877 6789

 

Esperamos que este articulo haya sido de gran ayuda, recuerda que para mayor información puedes acceder a nuestra página web oficial.