Control De Gastos

Cuando emprendemos un negocio bien sea grande o pequeño, hay cierta información de finanzas que debemos tener clara para que este sea exitoso. Si no tomamos estas medidas puede que sintamos que nuestro negocio o empresa no está siendo lo productivo que quisiéramos. Una de las cosas a la que debemos prestar atención es al Control de Gastos.

Este control no es más que la manifestación escrita y cuidadosa de los gastos administrativos de nuestro negocio.

¿Qué es un Control de Gastos?

La idea de esta herramienta es la de mantener un control cerrado de las finanzas, especialmente de los gastos en los que incurre nuestra empresa. Debe ser aplicable para negocios de toda especie, desde pequeños proyectos personales hasta grandes compañías. La idea es mantener un control sobre la manera en la que se gastan los recursos que ingresas a las arcas por la venta del producto o negociaciones que se realicen.

Es importante hacer una distinción entre gastos y costo. El costo hace referencia a aquellas salidas de dinero que nos traerán un beneficio. Un buen ejemplo de esto es la compra de materiales para elaboración de productos. Por su parte, los gastos se refieren al pago de beneficios que ya hemos obtenido como por ejemplo servicios como agua o luz.

Qué debe contener un Control de Gastos

En la clasificación de los gastos de una empresa encontramos varios tipos que se distinguen dependiendo de lo que involucre. Estos son:

• Gastos fijos: de esta manera se definen los gastos que se mantienen fijos sin importar si la empresa produce o no. Un buen ejemplo serán la renta o alquiler del espacio, sueldos y salarios o factura telefónica.
• Gastos variables: estos por su parte son aquellos gastos cuyo número variará dependiendo del nivel de producción. Es decir que dependerán de qué tan bien vaya por ejemplo con las ventas.
• Gasto marginal: de esta manera se definen los gastos en los que se incurre cuando hay un exceso de producción.
• Gastos mixtos: se definen como aquellos gastos que están conformados por una parte fija y otra variable. Un buen ejemplo es el pago de un vendedor que cuenta con un salario fijo más comisiones de venta. Siendo las comisiones la parte variable del gasto.
• Gastos directos: son todos aquellos gastos que provienen de manera directa de la producción, por ejemplo la compra de materia prima o el mantenimiento de maquinaria.
• Gastos indirectos: son aquellos que se derivan de la producción pero que no inciden directamente en ella. Por ejemplo los gastos administrativos de una empresa.

Hacer un Control de Gastos

La realización de este control se puede considerar cíclica; es decir, que tiene ciertos pasos que se repiten una y otra vez siempre que se realiza este control. Los pasos generales para su realización son los siguientes:

1.- Análisis de los gastos y toma de decisiones que se basan en considerar cuáles son necesarios y cuáles pagos pueden ser postergados.
2.- Elaboración de presupuestos tanto generales para cada área como general para llevar un correcto registro contable.
3.- La evaluación de las decisiones tiene como objetivo asegurar que se cumpla el presupuesto establecido.
4.- Establecimiento de metas que sean de beneficio para la empresa
5.- Estudio de la situación financiera del negocio, la competencia y el mercado

Consejos

Para que el Control de Gastos sea efectivo debes estar siempre atento al estudio de las finanzas de tu empresa. Trata de mantener control sobre el dinero que inviertes y que usas para pagar los gastos. Fija un presupuesto mensual basado en tus estudios y trata de no sobrepasarte.

No temas negociar con tus proveedores para conseguir mejores tratos siempre que vayas a adquirir materia prima. La negociación es un arte que puede ayudarte a mejorar el aspecto financiero de tu negocio.

Mantén separadas las cuentas empresariales de las personales. Si no lo haces, pueden generarse problemas que no habías anticipado. Asígnate un salario mensual y atente a este.

Mantén un análisis permanente de los gastos mensuales para estar atento a si se produce un aumento significativo en estos que llame la atención y trata de estabilizarlos.

Los gastos generalmente se organizan por áreas, de esta manera es más sencillo mantener un control. Si el presupuesto de esa área no alcanza para los gastos de un mes, competa con sobrante de otra área y analiza la razón por la que sucedió para evitar que se repita.

La relación entre el ingreso y los gatos es directa, por esto que no debes permitir que los gatos sean superiores al ingreso de tu compañía. Si no es así, podremos tener un serio problema de liquidez.

A continuación te ofrecemos un formato gratuito en Excel de un Control de Gastos para que puedas comenzar a trabajar en este aspecto de las finanzas de tu empresa.

Descarga Modelo de Control de Gastos en Formato Excel