Control De Stocks

La feroz competencia entre empresas o negocios por ofrecer el mejor de los servicios es parte de lo que hace que se manejen los costos de productos o servicios. Para que esto funcione, tener un buen control de stocks es parte principal de lo que se necesita.

Control de stocks

Imagina por un momento que tenemos un cliente que ha elegido uno de nuestros productos bien sea de una exhibición o a través de nuestra página web o redes sociales. Ahora imagina que debes decirle a este cliente que no existe disponibilidad de ese producto que tanto desea adquirir. Esto sería un gran problema no solo para la imagen de nuestra empresa, sino una falla financiera.

Para evitar que esto suceda es que es tan importante tener siempre un actualizado control de stocks. Este control, también llamado control de almacén, se trata se planificar, organizar y controlar la mercancía que se encuentra en un almacén.

El objetivo de este control es mantener nuestro almacén lo suficientemente controlado como para que siempre podamos ofrecer a nuestros clientes productos que se encuentren disponibles.

Para hacer esto debemos mantener un control entre las compras y ventas; es decir, entre los productos comprados a los proveedores y las ventas de nuestros productos terminados. Sin embargo, mantener este control no siempre resulta sencillo.

Importancia del control de stocks

Mantener un control de stocks en nuestro negocio o empresa no solo es importante para mantener a nuestros compradores satisfechos, estos son otros de los beneficios de mantener este control:

• Ahorro: al mantener un estricto control sobre los productos que tenemos listos para venta podremos planificar venderlos a medida que se producen. Además, saber cuánta materia prima tenemos para la producción, evitamos hacer compras innecesarias.
• Reducción del costo de almacén: si somos capaces de mantener un buen control de stocks, tendremos la posibilidad de administrar el espacio de almacenamiento para estos. Una mejor distribución de nuestros productos puede ayudarnos a reducir los costos de espacios para almacenamiento.
• Mayores ventas: si siempre tienes disponibles los productos que tus clientes desean adquirir esto te dará una buena posición ante futuros clientes. En consecuencia, es probable que tus ventas aumenten si siempre eres capaz de satisfacer a tus clientes.
• Mejor servicio al cliente: esto va unido al punto anterior. Un almacén que funciona bien puede mantener un control de la salida de sus productos. Esto a su vez significa que puedes atender los pedidos más rápidamente.
• Mejoramiento del flujo de caja: es importante vender tus productos a tiempo para recuperar tus inversiones. Es por esto que si mantienes un buen control de stocks será más sencillo equilibrar las ventas y compras.
• Menos tareas administrativas: hacer un inventario de almacén no solo usa mucho tiempo sino muchos recursos. Si continuamente tienes control sobre las compras y ventas, te ahorrarás la necesidad de tener que hacer inventarios.

Como puedes ver, mantener un buen control de stocks ayuda al correcto funcionamiento y rentabilidad de tu negocio.

Cómo hacer un buen control de stocks

Más abajo te brindamos un modelo de control de stocks en formato Excel que hará este trabajo mucho más fácil. Este modelo está conformado por 5 cuadros. Te explicamos cada uno de ellos para que sea más fácil que los utilices.

Cuadro 1. Productos

En este cuadro vamos a introducir la información acerca de los productos ya listos para la venta que tenemos en el almacén. Este cuadro incluirá el nombre del producto así como el código que se utiliza para identificarlo.

Cuadro 2. Proveedores

En este cuadro colocaremos los datos de los proveedores de los que compramos la materia prima o los productos que negociamos. Este cuadro contendrá el nombre del proveedor así como su teléfono, dirección y correo electrónico.

Cuadro 3. Clientes

Este cuadro está reservado para colocar los datos de nuestros clientes. Esta información será la misma que incluimos en los proveedores. Es decir, nombre, teléfono, dirección y correo electrónico.

Cuadro 4. Movimientos

Aquí detallaremos los movimientos de nuestro almacén. Colocaremos las compras y ventas de manera detallada. Las columnas que este cuadro debe contener son las siguientes:

• Fecha: es la fecha en la que se llevó a cabo el movimiento.
• Orden de compra: esta columna solo se llena si se trata de una compra a proveedores.
• N° de factura: este dato se llena si se trata de una venta. Colocaremos el número con el que la factura es identificada en el departamento de ventas.
• Proveedor: si se trata de una compra, colocaremos entonces en esta columna el nombre del proveedor de la materia.
• Cliente: esta columna se llena si se trata de una venta y en ella colocaremos el nombre del cliente.
• Producto: sin importar si se trata de una compra o venta, colocaremos el nombre del producto que se vende o compra.
• Código: este es un número que utilizan las compañías para señalar las operaciones que se realizan en los almacenes bien sea de compras o ventas.
• Cantidad: expresa la cantidad de producto bien sea que se adquiere o vende. Lo que se adquiere se expresa en números positivos mientras que los que se venden se expresan en números negativos.
• Comentarios: esta columna es utilizada para identificar si se trata de una compra o venta o si se trata de productos que forman parte del stock inicial del almacén.

Cuadro 5. Stock

Este es el cuadro en el que veremos el resumen de toda la información que hemos agregado en el cuadro anterior. En este se expresará cada producto que se encuentra en el almacén. Al lado veremos la fecha actualizada del control de stocks. Por último, en la última columna veremos lo que se identifica como el saldo de stock. Veremos la cantidad de productos inicial del almacén y debajo la cantidad de ventas llevadas a cabo.

Se verá entonces expresado en números de color negro las cantidades positivas de mercancía y en rojo las cantidades negativas de stock.

Descarga Modelo de Control de Stock en Formato Excel