Descripción De Puestos

Cuando se trata de establecer los cargos a ocupar dentro de una empresa es vital redactar una Descripción de Puestos. Lo que este documento permite es describir de manera detallada cada cargo que estará disponible así como sus funciones principales dentro del funcionamiento de la empresa. Además, detallará las habilidades y conocimientos requeridos por la persona que lo ocupe.

Descripción de Puestos

Este documento procura hacer una descripción detallada de las características inherentes a un determinado cargo o puesto dentro de una empresa u organización. Es una manera oficial de delinear las funciones generales de un puesto y sus responsabilidades para con el funcionamiento de la compañía.

Detalla además el perfil del cargo lo que a su vez permite que se establezca el tipo de empleado que se requiere para cumplir con esas determinadas funciones. De esta manera, tanto el empleado como el empleador están claros en cuáles son las funciones del cargo y otros aspectos. Algunos de estos otros aspectos señalan supervisores o jefes inmediatos y departamentos con los que se necesita que se establezcan relaciones.

Elementos de una Descripción de Puestos

Generalmente estos documentos están basados en la misma información, a saber:

• Título del cargo
• Nivel de la posición en el organigrama de la empresa
• Persona o cargo que supervisará su trabajo
• Personal a su cargo (en caso de existir)
• Objetivos principales del puesto
• Descripción de funciones generales y resultados esperados
• Relaciones y grado de colaboración con otras áreas o departamentos
• Habilidades necesarias
• Conocimientos académicas requeridas
• Necesidades: rango de edad, disponibilidad de viajar, cambio de residencia, vehículo propio.
  Propuesta salarial

Hacer una Descripción de Puestos

Para redactar de manera correcta este documento es vital que conozcamos a profundidad algunas de las partes más importantes que la conforman. De esta manera estaremos familiarizados con ellas a la hora de hacer nuestra descripción. Echemos un vistazo a las partes más relevantes de una Descripción de Puestos:

Objetivo del puesto

Se debe redactar de manera que esté enfocado en dos factores principales, las funciones y el impacto que estas deben tener en el funcionamiento de la empresa. Debe ser un párrafo no muy largo redactado de manera concisa y sencilla.

Funciones generales

Esta es la parte en la que se describen de manera extensa las funciones inherentes al cargo que se describe. La idea es que se incluyan todas las tareas que el ocupante del cargo deberá desempeñar tanto en su día a día como de manera ocasional.

Relación con otros departamentos

Es una consecuencia directa de la ubicación del cargo en el organigrama de la empresa así como de las funciones. Le da a conocer al empleado qué tipo de relaciones debe tener con determinados departamentos o áreas y la naturaleza de estas.

Habilidades y Conocimientos

Se deben incluir todas las habilidades y conocimientos que se creen útiles o necesarios para la consecución de las tareas asignadas a dicho cargo. Es de gran importancia que se incluya en esta sección el nivel de manejo que se requiere de ciertos conocimientos.

Este documento es de gran valor tanto para la empresa como para el trabajador que ocupe este cargo. Les dará ambos una idea clara de qué esperar el uno del otro y una visión acerca de la organización y su correcto funcionamiento.

Una Descripción de Puestos permite además mejorar los filtros de selección de postulantes a empleos disponibles ya que especifica lo que debe conocer el aplicante y los trabajos que desempeñará. Por ende, tanto quien aplica como quien selecciona sabrá que buscar y que esperar respectivamente.

Errores que debes evitar

Hay algunos consejos que podemos darte para que tu documento esté exento de errores que pueden ser evitables. Además de dar por sentado que debe ser redactado y presentado de manera limpia y entendible, recomendamos utilizar un lenguaje sencillo y accesible. Muchas veces las empresas se esmeran en utilizar una serie de lenguajes técnicos, que si bien funcionan internamente, podrían ser confusos a la hora de hacer una Descripción de Puestos.

Si por decisión de la empresa hay algunos cargos que deben tener ciertas limitantes como edad o estado civil, estas deben representarse de la manera más respetuosa posible. Recuerda que no quieres que parezca que estás discriminando. Lo mejor es ofrecer una pequeña explicación del porqué de la limitación para aclarar las cosas.

No exageres nada de lo que presentes. Este es un error que suele cometerse cuando se describen expectativas del cargo o cierta información acerca de la empresa. Esto puede ser un error. La idea es que la Descripción de Puestos refleje la realidad de la empresa tal y como es sin exageraciones.

Recuerda incluir los departamentos o áreas que tendrán contacto directo con el puesto. No se trata solo de describir las funciones generales, es también importante preparar al empleado para todas sus responsabilidades, incluyendo las que tendrá con otras áreas.

Consejos para crear una descripción de puestos

Si tienes que crear una descripción de puestos, es importante que seas lo más profesional posible, de manera que deberás tener en cuenta todos los consejos que os hemos dado en este artículo, además de considerar los siguientes puntos donde analizamos la importancia de presentar una descripción de puestos profesional, y por supuesto también valoraremos una serie de trucos con los que podréis realizar esta composición con la máxima profesionalidad posible.

La importancia de presentar una descripción de puestos profesional

Vamos a analizar algunas de las principales razones por las que es importante preparar una descripción de puestos que tenga una apariencia profesional y ofrezca el contenido relevante y adecuado:

• Conseguirás mostrar de forma más clara toda la información, lo que hará que tu interlocutor tenga menos dudas a la hora de interpretar lo que expones.
• Tendrás la posibilidad de transmitir de forma más efectiva todo aquello que quieres expresar, lo que previene las equivocaciones.
• Demostrarás mayor seguridad en ti mismo, lo cual es una cualidad muy valiosa.
• En caso de ser necesario, conseguirás tener más posibilidades de ser tenido en cuenta al mostrar responsabilidad y fiabilidad.
• Te permite mostrar una actitud positiva que revaloriza tu imagen.
• Al tomarte en serio la confección del documento, estarás demostrando el respeto que sientes por tu interlocutor.
• Vas a evitar que se produzcan confusiones o errores a través del documento por una errónea interpretación del interlocutor.
• Una razón muy importante por la que te debes esforzar a la hora de crear el documento, es porque conseguirás transmitir una mayor sensación de seriedad y profesionalidad.
• Estarás mostrando un mayor compromiso y seriedad, algo que se valora mucho a nivel profesional.

Trucos para crear descripciones de puestos bien hechas

Si quieres crear descripciones de puestos bien hechas, entonces es muy importante que tengas en cuenta las recomendaciones que vamos a detallar en este listado:

• No añadas información innecesaria, ya que el documento debe ser preciso y claro.
• Si es necesario, investiga para adaptar el escrito al tipo de texto que requiere el documento.
• Deberás adjuntar toda la documentación o las copias que necesites para respaldar lo indicado en el documento.
• Te aconsejamos que practiques con varios borradores hasta que puedas conseguir soltura, confianza y evites los errores.
• En nuestra página vas a tener acceso a una gran colección de plantillas con las que podrás trabajar libremente.
• No elijas una única plantilla y te centres en ella, sino que te aconsejamos que busques hasta encontrar la que se adapte mejor a tu estilo.
• Es importante que destaques los apartados para impedir que el texto sea muy continuo y se pueda leer con mayor claridad.
• Debes tener en cuenta cada apartado y cuestión que debas responder para evitar que el texto quede incompleto.
• Es muy importante que evites los errores gramaticales y redacte es bien todo el contenido, de manera que se comprenda fácilmente.
• Las faltas ortográficas crear una imagen muy negativa del documento, por lo que debes evitar cometerlas y detectarlas en caso de haberlas.
• Siempre debe revisar el documento al menos dos veces antes de su publicación, por si se te ha escapado algo.
• No intentes crear el documento rápido, tomate el tiempo que sea necesario hasta garantizar que tiene la calidad que necesitas.
• Debes organizar bien toda la información.
• Deberás priorizar la calidad del texto por encima de la cantidad, ya que es mejor un texto corto y claro que uno excesivamente largo donde se repita la misma idea varias veces.
• Cuando vayas a presentar un documento, deberá estar escrito a ordenador y nunca a mano.
• Es muy importante ser honesto a la hora de realizar un documento, así como realista para demostrar tu calidad profesional.
• En los casos en los que tengas que presentar un texto a mano, nunca utilices tintas de color salvo la tinta azul o la tinta negra.
• Elige un estilo de letra que sea suficientemente claro y resulte agradable a la vista.

Ejemplo de una Descripción de Puestos

Clínica Las Aves

Fecha: 27 de Octubre de 2018

Nombre del Cargo: Secretaria
Supervisor: Jefe Administrativo
Jefe Inmediato: Director de Recursos Humanos
Personal a cargo: Ninguno

Objetivos del Puesto

Asistir a su jefe inmediato en las tareas diarias de organización. Recepción y manejo de información vía telefónica y escrita. Control de reuniones y mantenimiento de los procesos administrativos.

Funciones generales

• Redacción de documentos
• Labores de oficina (fotocopiado y archivo de documentos)
• Atención de visitantes
• Organización de la agenda de su jefe inmediato
• Coordinación de reuniones
• Atención de llamadas y recepción de paquetes

Relación con otros departamentos

• Departamento de compras para informar las necesidades propias de la oficina bajo su cargo.
• Supervisor y personal de mantenimiento para la consecución de tareas propias.
• Departamento de contabilidad para reuniones relacionadas con su área.

Habilidades y Conocimientos

• Experiencia mínima de 2 años en cargo similar
• Manejo de procesos administrativos
• Dominio de paquete Office
• Excelentes habilidades comunicacionales

Requisitos Generales

Género: Masculino/Femenino
Edad: 25 – 45 años
Estudios: Licenciatura/Técnico
Certificaciones adicionales: Deseables
Vehículo propio: No
Cambio de residencia: No
Requiere viajar: No
Horario laboral: 8 horas diarias
Rango salarial: 10 mil pesos mensuales

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