Descripción De Puestos

Cuando se trata de establecer los cargos a ocupar dentro de una empresa es vital redactar una Descripción de Puestos. Lo que este documento permite es describir de manera detallada cada cargo que estará disponible así como sus funciones principales dentro del funcionamiento de la empresa. Además, detallará las habilidades y conocimientos requeridos por la persona que lo ocupe.

Descripción de Puestos

Este documento procura hacer una descripción detallada de las características inherentes a un determinado cargo o puesto dentro de una empresa u organización. Es una manera oficial de delinear las funciones generales de un puesto y sus responsabilidades para con el funcionamiento de la compañía.

Detalla además el perfil del cargo lo que a su vez permite que se establezca el tipo de empleado que se requiere para cumplir con esas determinadas funciones. De esta manera, tanto el empleado como el empleador están claros en cuáles son las funciones del cargo y otros aspectos. Algunos de estos otros aspectos señalan supervisores o jefes inmediatos y departamentos con los que se necesita que se establezcan relaciones.

Elementos de una Descripción de Puestos

Generalmente estos documentos están basados en la misma información, a saber:

  • Título del cargo
  • Nivel de la posición en el organigrama de la empresa
  • Persona o cargo que supervisará su trabajo
  • Personal a su cargo (en caso de existir)
  • Objetivos principales del puesto
  • Descripción de funciones generales y resultados esperados
  • Relaciones y grado de colaboración con otras áreas o departamentos
  • Habilidades necesarias
  • Conocimientos académicas requeridas
  • Necesidades: rango de edad, disponibilidad de viajar, cambio de residencia, vehículo propio.
    Propuesta salarial

Hacer una Descripción de Puestos

Para redactar de manera correcta este documento es vital que conozcamos a profundidad algunas de las partes más importantes que la conforman. De esta manera estaremos familiarizados con ellas a la hora de hacer nuestra descripción. Echemos un vistazo a las partes más relevantes de una Descripción de Puestos:

Objetivo del puesto

Se debe redactar de manera que esté enfocado en dos factores principales, las funciones y el impacto que estas deben tener en el funcionamiento de la empresa. Debe ser un párrafo no muy largo redactado de manera concisa y sencilla.

Funciones generales

Esta es la parte en la que se describen de manera extensa las funciones inherentes al cargo que se describe. La idea es que se incluyan todas las tareas que el ocupante del cargo deberá desempeñar tanto en su día a día como de manera ocasional.

Relación con otros departamentos

Es una consecuencia directa de la ubicación del cargo en el organigrama de la empresa así como de las funciones. Le da a conocer al empleado qué tipo de relaciones debe tener con determinados departamentos o áreas y la naturaleza de estas.

Habilidades y Conocimientos

Se deben incluir todas las habilidades y conocimientos que se creen útiles o necesarios para la consecución de las tareas asignadas a dicho cargo. Es de gran importancia que se incluya en esta sección el nivel de manejo que se requiere de ciertos conocimientos.

Este documento es de gran valor tanto para la empresa como para el trabajador que ocupe este cargo. Les dará ambos una idea clara de qué esperar el uno del otro y una visión acerca de la organización y su correcto funcionamiento.

Una Descripción de Puestos permite además mejorar los filtros de selección de postulantes a empleos disponibles ya que especifica lo que debe conocer el aplicante y los trabajos que desempeñará. Por ende, tanto quien aplica como quien selecciona sabrá que buscar y que esperar respectivamente.

Errores que debes evitar

Hay algunos consejos que podemos darte para que tu documento esté exento de errores que pueden ser evitables. Además de dar por sentado que debe ser redactado y presentado de manera limpia y entendible, recomendamos utilizar un lenguaje sencillo y accesible. Muchas veces las empresas se esmeran en utilizar una serie de lenguajes técnicos, que si bien funcionan internamente, podrían ser confusos a la hora de hacer una Descripción de Puestos.

Si por decisión de la empresa hay algunos cargos que deben tener ciertas limitantes como edad o estado civil, estas deben representarse de la manera más respetuosa posible. Recuerda que no quieres que parezca que estás discriminando. Lo mejor es ofrecer una pequeña explicación del porqué de la limitación para aclarar las cosas.

No exageres nada de lo que presentes. Este es un error que suele cometerse cuando se describen expectativas del cargo o cierta información acerca de la empresa. Esto puede ser un error. La idea es que la Descripción de Puestos refleje la realidad de la empresa tal y como es sin exageraciones.

Recuerda incluir los departamentos o áreas que tendrán contacto directo con el puesto. No se trata solo de describir las funciones generales, es también importante preparar al empleado para todas sus responsabilidades, incluyendo las que tendrá con otras áreas.

Ejemplo de una Descripción de Puestos

Clínica Las Aves

Fecha: 27 de Octubre de 2018

Nombre del Cargo: Secretaria
Supervisor: Jefe Administrativo
Jefe Inmediato: Director de Recursos Humanos
Personal a cargo: Ninguno

Objetivos del Puesto

Asistir a su jefe inmediato en las tareas diarias de organización. Recepción y manejo de información vía telefónica y escrita. Control de reuniones y mantenimiento de los procesos administrativos.

Funciones generales

  • Redacción de documentos
  • Labores de oficina (fotocopiado y archivo de documentos)
  • Atención de visitantes
  • Organización de la agenda de su jefe inmediato
  • Coordinación de reuniones
  • Atención de llamadas y recepción de paquetes

Relación con otros departamentos

  • Departamento de compras para informar las necesidades propias de la oficina bajo su cargo.
  • Supervisor y personal de mantenimiento para la consecución de tareas propias.
  • Departamento de contabilidad para reuniones relacionadas con su área.

Habilidades y Conocimientos

  • Experiencia mínima de 2 años en cargo similar
  • Manejo de procesos administrativos
  • Dominio de paquete Office
  • Excelentes habilidades comunicacionales

Requisitos Generales

Género: Masculino/Femenino
Edad: 25 – 45 años
Estudios: Licenciatura/Técnico
Certificaciones adicionales: Deseables
Vehículo propio: No
Cambio de residencia: No
Requiere viajar: No
Horario laboral: 8 horas diarias
Rango salarial: 10 mil pesos mensuales

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