Descripción Del Puesto Auxiliar Administrativo

Un Auxiliar Administrativo es una persona que se encarga de llevar a cabo labores de oficina. Esto quiere decir que es un cargo que desarrolla una amplia cantidad de labores diarias dentro de una empresa. Para definir estas labores se utiliza una Descripción del Puesto Auxiliar Administrativo.

Elementos de una Descripción del Puesto Auxiliar Administrativo

Las funciones de un auxiliar administrativo dentro de una organización son muchas. Este es un puesto de trabajo que condensa una gran cantidad de pequeños trabajos que van a variar dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa u organización.

Puede que a simple vista este cargo parezca sencillo, sin embargo, al tener varias funciones a su cargo, no se trata de algo poco importante. Un auxiliar administrativo debe tener ciertas cualidades y conocimientos para poder realizar el trabajo de manera efectiva.

Para hacer una Descripción del Puesto Auxiliar Administrativo se deben destacar las siguientes secciones:

  • Nombre del puesto y su ubicación en el organigrama de la empresa
  • Departamento o persona que lo supervisa
  • Funciones que cumplirá. Como esta sección puede llegar a ser muy larga, se recomienda jerarquizar y colocar las más importantes.
  • Habilidades y conocimientos. Estos dependerán en gran medida del departamento al que este puesto pertenezca. Sin embargo es importante describir las cualidades y conocimientos que quien lo ocupe debe tener para ser efectivo en el puesto de trabajo.

Funciones de un Auxiliar Administrativo

Las competencias de este cargo como ya comentamos son muchas y además dependerán de la división o área en la que el auxiliar se desempeñará. Sin embargo, se pueden nombrar algunas importantes funciones:

  • Labores de comunicación. Estas incluirán envío y recepción de correos, administración de los archivos, recepción de llamadas, conexión a extensiones y toma de mensajes, fotocopiado de documentos y manejo del inventario de papelería.
  • Entrega de materiales. Incluyendo correspondencia o paquetes directamente a los respectivos departamentos recipientes.
  • Manejo de la información del personal. Incluyendo la gestión de la información y almacenaje de esta en los respectivos expedientes del personal.
  • Manejo de agenda de contactos. Debe mantenerse al tanto de la actualización de los contactos
  • Control de calendarios de reuniones y eventos.
  • Recepción. Debe recibir visitantes y atenderlos así como dirigirlos al área o departamento al que se dirigen.
  • Redacción de documentos oficiales. Esto requerirá habilidades en redacción.
  • Asistencia al departamento de contabilidad. Esto para colaborar en la preparación de facturas por cobrar o pagar así como el cálculo de presupuestos y gastos.

Ejemplo de una Descripción del Puesto Auxiliar Administrativo

Oficina Legal Ramos-Lozano

Fecha: 18 de Mayo de 2017

Nombre del Cargo: Auxiliar Administrativo

Supervisor: Director General

Jefe Inmediato: Supervisor Administrativo

Personas a Cargo: Becario administrativo

Objetivos del puesto

Asistir al supervisor administrativo en la atención de las necesidades diarias que surjan en los distintos departamentos. Contribuir al óptimo funcionamiento de los procesos administrativos de la organización.

Funciones generales

  • Redacción de documentos (notificaciones, invitaciones, requerimientos).
  • Cumplir con las solicitudes de fotocopiado de archivos.
  • Actualización constante de la agenda de contactos.
  • Asistir en los procesos de facturación de gastos mensuales.
  • Atender las llamadas durante el horario de oficina.
  • Organización de viajes para los asociados.

Relación con otros departamentos

  • Departamento de Contabilidad. Relación directa con el jefe de área y los asistentes contables. Seguimiento de gastos corrientes.
  • Gerencia General. Asistir en la actualización de la agenda de reuniones de los asociados del equipo.

Habilidades y Conocimientos

  • Título de licenciatura y/o carrera técnica
  • Al menos 2 años de experiencia en cargos similares.
  • Conocimiento y manejo de procesos administrativos así como alta capacidad de organización.
  • Conocimientos básicos en contabilidad, específicamente aquello relacionado a generación y timbrado de facturas electrónicas.
  • Gestión de inventarios y control del uso de insumos. Almacenaje y documentación de los formularios de solicitudes de materiales.

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