Descripción Del Puesto De Compras

El puesto de Comprador en una empresa es uno de gran importancia por muchas razones. Además, es un cargo que tiene muchas responsabilidades de gestión y coordinación, manejo de inventarios y más. Esta importancia significa que quien ocupe este cargo debe tener muy claras sus funciones. Para esto se ha diseñado la Descripción del Puesto de Compras. Este documento ayuda a delimitar las responsabilidades de este cargo y las relaciones que tendrá con otros departamentos de la empresa.

La persona que ocupe este cargo se encargará de hacer las compras que sean necesarias para la compañía o empresa. Esto quiere decir, tratar con proveedores, bien sea de materia prima para las empresas productivas o de productos para tiendas o revendedores. Es por esto que siempre deben estar inclinados a buscar la mejor relación costo-beneficio para la empresa.

Deben llevar un control del inventario y conocer en qué intervalos se deben hacer las compras. Además, deben tener al menos una segunda opción de proveedor si por alguna casualidad el primero falla. Es decir, que se trata de un cargo de gran importancia para el sector productivo y de ventas.

Elementos de una Descripción del Puesto de Compras

Todos los documentos de descripción de puestos están estandarizados más o menos de la misma manera. Hay ciertos elementos esenciales que conforman la descripción de las funciones que ejercerán así como el personal que supervisan y bajo las órdenes de qué departamento funcionan. Además, se deben describir los conocimientos y habilidades que son necesarios para ejercer este cargo.

Los elementos básicos que debe contener una Descripción del Puesto de Compras son los siguientes:

  • Nombre del cargo y su lugar en el organigrama: en el departamento de compras, dependiendo del tamaño de la empresa, puede haber más de un puesto. Es posible que exista un supervisor de compras que tenga bajo su comando a asistentes o auxiliares.
  • Personal al que supervisa: esta sección debe detallar con precisión el nombre de los puestos que este tendrá bajo su supervisión directa si los hay.
  • Funciones específicas: es la descripción detallada de las funciones que tendrá la persona que ostenta este cargo. Al hacer una Descripción del Puesto de Compras se hace vital especificar las responsabilidades que este tendrá dentro del proceso administrativo y productivo.
  • Relaciones con otros departamentos: el área de compra debe siempre estar en contacto con el departamento contable. Esto para la comprobación de los gastos así como la entrega de facturas o comprobantes de compra.
  • Habilidades y conocimientos: en esta sección se deben describir las habilidades que se consideran importantes en la persona que vaya a encargarse del área de compra.

Funciones específicas del área de compras

  • Adquirir de materiales. Quien ocupe este cargo se encargará de la adquisición de los recursos y servicios necesarios para la producción y el funcionamiento de una empresa en todos sus niveles.
  • Vigilar los precios. El área de compras debe encargarse de que se compren los productos con la mejor calidad al mejor precio. Para esto deben aplicar tácticas de negociación con los proveedores y vendedores.
  • Mantener buenas relaciones con los proveedores. Debe hacer el seguimiento de pedidos, hacer los pagos a tiempo y tener una buena capacidad de resolución de problemas. Además, debe constatar la calidad, las devoluciones, detectar faltantes y manejar otro tipo de situaciones que pudieran presentarse. También debe estar en comunicación con los proveedores sobre las necesidades de la compañía.
  • Vigilar que se cumplan los procesos de adquisición. El encargado de compras debe estar atento de que toda transacción se haga dentro de los estándares legales y administrativos correspondientes.
  • Relaciones administrativas y contables. Debe mantener un control en la solicitud, generación y entrega de órdenes de compra así como facturas y comprobantes al área financiera. De esta manera se mantendrá un control de las deudas y la entrega de los artículos o servicios comprados.

Ejemplo de Descripción del Puesto de Compras

Nombre del Cargo: Comprador Senior

Supervisor Directo: Director General

Jefe Directo: Gerente de Compras

Personas a Cargo: Comprador Junior

Objetivos del puesto

Gestionar las compras de la empresa conforma a las políticas propias en relación a la compra de insumos y materia prima. Contactarse con proveedores a nivel nacional para el abastecimiento de la materia prima necesaria para la producción en las dos plantas de la empresa, así como todo aquel insumo necesario para la operatividad de la misma.

Funciones Específicas

  • Búsqueda de proveedores
  • Organizar los pedidos
  • Evaluar la calidad de la materia prima adquirida
  • Recibir de las solicitudes de materia prima
  • Generar las órdenes de pago necesarias
  • Hacer seguimiento a los procesos de pago y recepción de materia prima
  • Evaluación constante del inventario

Relación con otros departamentos

Dirección de le empresa. Siempre que sea necesario para dar a conocer el estatus del inventario en la planta y para dar el reporte de gastos.

Departamento contable. Contacto semanal para la entrega de facturas de compra y seguimiento de gastos y presupuesto.

Jefes de áreas. Para recibir de ellos las solicitudes de insumos faltantes

Habilidades y experiencia

  • Debe tener como mínimo 3 años en puestos similares.
  • Conocimientos en el levantamiento y organización de pedidos.
  • Manejo avanzado de hojas de cálculo y bases de datos.
  • Experiencia en el trato con proveedores.
  • Habilidades para negociar presupuestos así como tiempos de entrega.
  • Conocimientos básicos de facturación.
  • Manejo de software de facturación electrónica.

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