Descripción Del Puesto De Secretaria

En cualquier empresa, el puesto de secretaria juega un papel muy importante dentro de la organización de esta. Sobre todo porque debe desempeñar una amplia cantidad de tareas relacionadas con varios departamentos como el administrativo además de, en muchos casos, hacerse caso de asuntos propios de la persona para la que trabaja directamente. Es por esto que la realización de una buena Descripción del Puesto de Secretaria será vital a la hora de encontrar a la aspirante ideal.

Descripción del Puesto de Secretaria

Este cargo en particular es de gran importancia dentro del correcto funcionamiento de cualquier empresa u organización. Su labor principal es la de asistir a los puestos gerenciales o ejecutivos para que estos puedan ejercer sus cargos más cómodamente sin ocuparse de otras cosas.

Sin embargo, como hay tantos clichés acerca de este puesto así como de sus responsabilidades, lo más efectivo para delinear estas es redactar una Descripción del Puesto de Secretaria. Este documento está diseñado para determinar oficialmente las funciones del cargo. Y sirve tanto para informar a quien lo ocupa como a sus supervisores de la extensión de sus labores.

Las partes que debe contener son las siguientes:

• Cargo y puesto que ocupa este en el organigrama. En este apartado se especificará el área o el puesto ejecutivo al que esta secretaria en particular estará asignada. Esta información es vital ya que informa directamente qué agenda debe mantener.
• Personas a las que supervisa. En algunas ocasiones las secretarias de un departamento o ejecutivo tendrán bajo su supervisión otros asistentes de menor rango. Esto no siempre es regla, pero es importante destacarlo si existe.
• Funciones específicas. Esta sección debe describir las funciones que ocuparán a quien ostente este cargo. Usualmente las secretarias no solo se encargan de lo relacionado con la parte administrativa del área, sino que abarcan la agenda personal del ejecutivo así como el manejo de las comunicaciones desde y hacia la oficina.
• Habilidades y conocimientos. Detalla las habilidades de organización y atención al detalle y todos aquellos conocimientos que la empresa considera que quien ocupe el puesto debe tener para ser eficiente.

Funciones de una Secretaria

Para poder redactar de manera efectiva la Descripción del Puesto de Secretaria es necesario especificar las funciones que estas deben desempeñar. Con la intrusión de la tecnología en todos los campos, este será uno de los puntos a tratar.

Además, las empresas y organizaciones buscan ahora no solo una persona que tenga habilidades de redacción, ahora este cargo cuenta con una comprensiva lista de funciones que abarcan otra serie de habilidades necesarias.

Algunas de estas funciones pueden ser las siguientes:

• Habilidades y manejo de comunicaciones. Esta función detalla la capacidad de atender y hacer llamadas relativas al área en la que se desempeñe. Además, describe las capacidades de atender a visitantes al departamento u oficina en la que labore.
• Redacción de documentos. Debe tener la capacidad de tomar notas y redactar comunicaciones escritas formales o informales tanto a nombre de la empresa como de su jefe directo.
• Gestionar la agenda de su jefe inmediato. Debe tener habilidades organizacionales para mantener al día la agenda de trabajo de su jefe. Sumado a esto, debe poder discernir entre las prioridades de atención para facilitar la atención de ciertos asuntos.
• Manejo de la base de datos. Debe tener conocimiento y habilidades en el manejo de los diferentes formatos en los que se encuentran ciertas bases de datos. Por ejemplo, hojas de cálculo y memos.
• Uso de softwares específicos. En algunos casos será necesario que la secretaria de determinado departamento tenga al menos un conocimiento básico en programas usados para ciertas tareas. Esto debe ser especificado en este documento.
• Habilidades organizacionales. En muchas ocasiones la secretaria será la responsable de organizar reuniones o conferencias tanto internas como en atención a inversionistas o proveedores. Esto debe hacerlo teniendo en cuenta todas las necesidades.
• Estructurar el archivo. La idea es que la secretaria mantenga los archivos de la dependencia en la que trabaja organizados de manera que quien lo necesite sea capaz de encontrar la información que busca sin problemas.

Ejemplo de una Descripción del Puesto de Secretaria

Cargo: secretaria ejecutiva
Supervisado por: Recursos Humanos
Jefe Inmediato: Director de Recursos Humanos
Personas a Cargo: ninguna

Objetivos del puesto

Asistir al director del departamento de Recursos Humanos en sus tareas diarias, particularmente en labores administrativas y organización y seguimiento de agenda laboral.

Funciones generales

• Redacción de documentos y oficios empresariales.
• Contestar las llamadas dirigidas a la extensión de recursos humanos.
• Organización de reuniones en las oficinas del departamento.
• Confirmar citas y reuniones agendadas previamente.
• Archivo y facturación de gastos generados por el jefe del departamento en tareas empresariales.
• Actualización semanal del archivo de documentos asociados al departamento de recursos humanos.

Relación con otros departamentos

• Departamento de Recursos Humanos, de manera diaria y permanente, para conocer y atender las necesidades que surgen al momento.
• Departamento Contable, a través del jefe de área y/o auxiliares contables, para reportar gastos.

Habilidades y Conocimientos

• Licenciatura y/o carrera técnica.
• Al menos 3 años de experiencia en cargos similares. Habilidades para seguir con puntualidad el calendario de actividades prestablecido.
• Manejo del software apropiado para la gestión de actividades.
• Experiencia en relaciones públicas.

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