Ficha De Cliente

Todas las empresas que trabajan con una lista de clientes, deben hacer lo posible por mantener un orden. La mejor manera de hacer esto es organizando una ficha de cliente. El orden es una necesidad básica de toda empresa porque les permite ser más asertivos a la hora de atender a las necesidades de cada uno de sus clientes, lo que se traduce en mayor eficacia.

¿Qué se entiende como una ficha de cliente?

Como una ficha de cliente se entiende un documento en el que una empresa guarda información importante sobre sus clientes. Esto ayuda a mantener una relación fluida entre ambas partes además de permitir un trato más personalizado.

El crear fichas de cada uno de los clientes la empresa podrá contar con un banco de datos organizado creado para atender las necesidades de ambas partes. Se trata de un documento donde se guarda toda aquella información que puede ser relevante acerca de cómo contactar al cliente y su historia dentro de la empresa.

Utilidad de una ficha de cliente

Toda empresa debe tratar de mantener una relación cercana con sus clientes para así poder ofrecer productos o servicios que estén dirigidos directamente a atender las necesidades de cada cliente de manera individual.

Si tenemos en una base de datos la historia de las relaciones comerciales de la empresa con cada clientes, podemos adelantarnos a sus necesidades y ofrecer con antelación nuevos productos o servicios que se ajusten a la historia de compras de cada quien. Esto hace que podamos mantener a nuestros compradores satisfechos y no les daremos la oportunidad de buscar otras opciones.

El tener una buena y organizada base de datos con las fichas de nuestros clientes nos permitirá como empresa acceder a la información que necesitemos de una manera más ágil y rápida. Además, esta base de datos nos permitirá saber quiénes son los clientes más antiguos o con mayores índices de compra lo que de manera automática nos dirá a quiénes podremos ofrecerles condiciones especiales como descuentos o beneficios adicionales.

Al conocer los datos acerca de los productos que más compra un cliente así como las fechas en las que hacen los pedidos, los vendedores pueden adelantarse y ofrecer los productos de la empresa a cada cliente ajustado a sus necesidades y en el tiempo exacto en el que es más propenso a realizar la compra.

Datos que debe incluir una ficha de cliente

Lo más importante a tener en cuenta a la hora de elaborar una ficha de cliente es que esta debe contener todos aquellos datos que faciliten la relación de este con la empresa. Los datos que se incluyen por lo general se dividen de la siguiente manera:

Datos básicos del cliente

Estos incluyen todos aquellos datos necesarios para ponerse en contacto con el cliente. Por ejemplo, nombre del cliente bien sea persona natural o nombre de la empresa, identificación de razón social o tributaria; nombre del contacto dentro de la empresa con nombre y teléfonos y correos.

También se incluyen en esta sección los datos básicos de pagos como el método preferido y los datos bancarios para la emisión de facturas. Esto facilita la transacción de los pedidos al no tener que solicitar los datos una y otra vez.

Datos complementarios opcionales

Esta sección por lo general se reserva para incluir una variedad de datos que son importantes a la hora de realizar transacciones con el cliente. Estos pueden ir desde la preferencia del contacto de comunicarse a través de teléfono o correo electrónico; las fechas usuales en las que el cliente realiza un pedido; si han solicitado información sobre otros productos de la empresa o cualquier otro dato que se considere relevante.

Datos de transacciones comerciales

Estos datos serán más específicos al historial de transacciones realizadas con el cliente. También se le denomina histórico de transacciones y puede organizarse de manera mensual, trimestral o anual dependiendo de las ventas.

Recomendaciones para crear una ficha de cliente

La idea con este tipo de resúmenes de información es que sean lo más sencillos y resumidos posibles pero que a su vez incluyan toda la información que puede ser o parecer relevante a la hora de establecer relaciones comerciales.

Toda información acerca del contacto con el cliente y su historia de compra con la empresa será indispensable para que la ficha sea útil. Por su parte, los datos complementarios pueden brindar información más específica de ciertos temas de interés en relación al contacto y las posibilidades de ofrecer nuevos productos que pudieran ser de interés para el cliente dependiendo de sus necesidades específicas.

Modelo de ficha de cliente

Para que tengas una idea más clara acerca de cómo redactar este tipo de fichas informativas, te ofrecemos un formato que puedes descargar gratis y llenar o alterara para que te sirva de templete.

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