Hoja De Balance

Una Hoja de Balance es un importante documento contable que en resumen nos muestra la posición financiera de una empresa.

Hoja de balance

Este tipo de documento es una relación que se hace entre los activos y los pasivos además de mostrar el capital del propietario.

¿Qué son los activos?

De esta manera se definen aquellas cosas con las que la empresa cuenta y que tienen valor económico a futuro. Este registro muestra la salud financiera de una empresa además de decirle a los futuros inversionistas cuánto puede valer en papel. Ejemplos de activos son:

• Inventario
• Terrenos o propiedades
• Cuentas por cobrar
• Efectivo
• Valor de la marca
• Seguros

¿Qué son los pasivos?

Como pasivos se entienden aquellas deudas o responsabilidades por pagar en un período contable. Algunos de los pasivos que se pueden incluir son los siguientes:

• Salarios adeudados
• Cuentas a pagar
• Préstamos adeudados
• Gastos
• Bonos
• Pagos de garantía

¿Qué es el patrimonio del propietario?

De esta manera se nombra la fuente de los activos de una empresa después de deducir los pasivos. Es decir, que es el dinero que podrías recuperar de tu inversión inicial si decidieras vender la empresa y sus activos y después de cancelar cualquier deuda adquirida.

Existen dos tipos de lo que se llama capital propio, estos son:

• Capital pagado que son las inversiones hechas en la empresa por sus accionistas y propietarios.
• Ganancias retenidas que definen las ganancias que no han sido pagadas a los accionistas.

Importancia de una hoja de balance

Debemos tener en cuenta que este es un tipo de documento contable que se utiliza usualmente como una responsabilidad de tipo legal y financiero. Este es el tipo e información que puede utilizar por ejemplo una entidad financiera para saber si tiene valor suficiente para ser merecedora de un préstamo o crédito. Muchos balances inclusive contienen informaciones de detalles financieros de años anteriores. Esto se hace para demostrar la evolución de la empresa.

Consejos para crear una hoja de balance

Es muy importante prestar atención a todos los consejos y detalles que hemos indicado en los apartados anteriores a la hora de crear una hoja de balance, pero además, también es esencial prestar atención a las razones por las que es importante confeccionarla desde una perspectiva más profesional.

Para ello hemos redactado una relación de trucos con los que podréis no sólo crear una hoja de balance, sino hacerlo sin errores y de la manera más concisa y clara posible.

La importancia de presentar una hoja de balance profesional

Si quieres conocer la importancia de presentar una hoja de balance profesional, a continuación vamos a enumerar algunas de las principales razones:

• Lograrás que sea más fácil de entender por parte de la persona que la lea, pudiendo interpretarla de forma correcta.
• Vas a conseguir evitar las habituales confusiones y errores que se producen a partir de un documento mal redactado.
• No debes olvidar que también estarás demostrando respeto por tu interlocutor, lo cual es muy de agradecer.
• Vas a conseguir crear una imagen más seria y profesional, lo cual servirá para que te valoren mucho mejor.
• Tendrás muchas más posibilidades de que te tengan en cuenta.
• Vas a conseguir crear una imagen de seguridad en ti mismo que te ayudará a conseguir un mayor valor.
• Estarás demostrando una actitud más positiva y clara.
• Conseguirás transmitir mucho mejor todo aquello que quieres expresar.

Trucos para crear hojas de balance bien hechas

Vamos a analizar algunos de los principales trucos que debemos tener en cuenta a la hora de crear hojas de balance para que salgan perfectas:

• Es muy importante que adaptes al escrito al tipo de documento que estés preparando, lo que quiere decir que es probable que en algunos casos necesites investigar para obtener información extra que te permita hacerlo de manera conveniente.
• No te quedes con la primera plantilla que encuentres, y valora la posibilidad de estudiar diferentes opciones hasta encontrar la que sea más apropiada.
• En el caso de tener que presentar un documento hecho a mano, nunca utilices tintas de colores, y céntrate en las tintas de color azul o negra.
• Opta por un estilo de letra que sea claro, redondo y resulte agradable a la vista y fácil de leer. Piensa que a lo mejor tu interlocutor tiene problemas de visión, lo que significa que una letra poco clara, hará que tu documento sea más difícil de entender, y esto no habla bien de tu preocupación por el interlocutor.
• Antes de hacer el documento definitivo, es interesante que trabajes con varios borradores, ya que esto te ayudará a ganar confianza, te permitirá detectar más los errores que puedas cometer, te ayudará organizar mejor las ideas y además minimizarás el riesgo de que aparezcan errores.
• La velocidad a la hora de confeccionar una carta o documento es nuestra enemiga, ya que cuanto más rápido quieres hacer el documento, más probabilidades de error existen, por lo que tienes que estar tranquilo, tomate tu tiempo y asegurarte de que lo haces todo correctamente. Esto no los debes aplicar sólo cuando estés diseñando o escribiendo el documento, sino también en el momento en el que esté realizando las correcciones, ya que son los últimos vistazos que vas a dar a dicho documento, por lo que deberás asegurarte de que todo está perfectamente bien redactado, sin faltas ortográficas y bien organizado.
• Cuando hayas la información deberás ser realista y honesto, evitando mentiras que posteriormente puedan salir a la luz y estropee en tu imagen.
• Mucho cuidado con las faltas ortográficas, ya que es muy fácil que se nos escape alguna. Para no cometer faltas es importante escribir y leer mucho, pero es posible que cuando vayamos a redactar el documento, todavía sigamos teniendo errores de este tipo, por lo que, para cada palabra que dudemos, deberemos consultar, y repasaremos todo lo que sea necesario hasta asegurarnos de que no existe ningún error ortográfico.
• Es muy importante que, cuando compongas el texto y lo organices, pienses siempre en el interlocutor, es decir, si tú fueses el interlocutor, ¿cómo te gustaría que se presentase toda la información? Tienes que apostar por la claridad, ser conciso y sobre todo evitar añadir información innecesaria o elementos que puedan inducir a error.
• Los errores gramaticales son uno de los fallos más frecuentes que se suelen encontrar en los documentos, y hacen que la imagen del que los ha redactado se estropee de manera considerable, ya que no se muestra profesional. Por esa razón, debemos aprender a redactar bien, y estudiar la estructura de cada frase evitando utilizar estructuras complicadas o palabras que no dominamos perfectamente, ya que podemos estar intentando mostrar un nivel más culto, cuando en realidad estamos metiendo la pata.
• Toda la información que figura en el documento deberá estar perfectamente organizada y accesible, evitando mezclar conceptos que puedan dar lugar a confusión o hagan que sea más difícil de entender por parte del interlocutor.
• Todo tipo de documento debe ser claro, lo más escueto posible y que goce de la máxima precisión, lo que quiere decir que no debes añadir información que no sea realmente necesaria, y te tentarás tan sólo en transmitir los datos importantes sin intentar adornarlo en exceso.
• Antes de presentar el documento es esencial que lo revisemos. A nivel ortográfico, generalmente con dos pasadas será suficiente, pero para detectar errores gramaticales, comprobar la redacción y valorar que hemos introducido todos los datos necesarios, es posible que necesitemos revisarlo más veces.
• No escribas un texto continuo, sino que debes dividirlo en diferentes apartados. Esto es necesario para mejorar la legibilidad, además de ayudar al interlocutor a encontrar la información de los datos de manera más rápida, algo que es muy de agradecer y hablará positivamente de ti.
• Siempre debes priorizar la calidad del texto sobre la cantidad, lo que quiere decir que es mejor realizar textos cortos pero muy claros que textos muy largos con mucha información ambigua o que se repita en exceso.
• Los borradores los puedes trabajar con el ordenador o a mano, pero el documento definitivo, a ser posible, estará escrito a ordenador.
• Deberás prestar atención a todas las cuestiones y a todos los apartados en los que debas mostrar algún tipo de aclaración, es decir, no finalices el documento con información faltante, ya que esto creará una mala sensación, además de que puede inducir a errores.
• No olvides que, una vez que hayas finalizado el documento, deberás adjuntar la documentación o las copias de documentación oficial que sean necesarias para reforzar lo dicho en el mismo.
• Recuerda que siempre vas a tener a tu disposición todas nuestras plantillas con las que podrás disfrutar de una guía profesional y con todos los detalles para que no te dejes nada en el tintero.

Hacer una hoja de balance

• Períodos: Para comenzar un balance lo primero que debemos hacer es seleccionar los periodos en los que haremos este resumen. Por ejemplo, podemos hacerlo durante un período de un mes y luego repetirlo al tiempo. Lo usual es hacerlo al menos dos veces al año. Este período te dará una información importante acerca del progreso financiero de la empresa. Esto tienes que establecerlo y tratar de cumplir con esas fechas.
• Activos: esta es usualmente la primera columna que agregaremos a nuestro balance. Esta debe dividirse en corrientes, fijos y otros si aplica. Y cada uno debe contener el nombre del activo, el valor en moneda y el valor en porcentaje. Luego, cada uno de los tipos de activos se totalizará tanto en moneda como en porcentaje.
• Pasivos: estos también deben nombrarse independientemente y señalar su valor en moneda y en porcentaje. Estos deben dividirse entre pasivos corrientes y otros si es que se requiere. Y al igual que con los activos se deben totalizar.
• Cálculo: al final de cada uno de los cálculos por columnas lo que haremos es hacer el cálculo final. Esto lo haremos restando los pasivos de los activos. Este resultado es el que te dará la información acerca de la salud financiera de tu empresa.

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