Informe De Gastos De Empleados

En las empresas que manejan varios empleados en algún momento necesitarán que algunos estos realicen algún tipo de trabajo fuera de la empresa. Esto puede ser para vendedores que visitan ciertos clientes o para encargados de finanzas que están en la búsqueda de un trato. Los pagos para estos viajes son usualmente cancelados por la empresa y para llevar un control sobre estos gastos se realiza un informe de gastos de empleados.

Informe de gastos de empleados

Este documento usualmente es llevado por la oficina de Recursos Humanos. Se trata de un soporte que debe llenar el empleado indicando aquellos gastos que tuvo durante el acontecimiento generado por su trabajo. Se hace para que el empleado pueda formalmente solicitar un reembolso por los gatos que acarreó durante la ejecución de su tarea.

Por lo general este tipo de documento incluye gastos relativos a gastos como comidas, traslado, viajes y gastos de reuniones de trabajo. Cada empleado debe llenar su planilla detallando cada uno de los gastos para los que solicita reembolso. Usualmente se pide que este informe de gastos de empleados esté acompañado de facturas o recibos que apoyen el reclamo hecho.

Una vez que se entrega el informe y las facturas de soporte, la empresa se encargará de hacer el reembolso correspondiente siempre que se considere que los gastos están soportados y son legítimos. Esto se realiza a través del departamento administrativo quien tendrá el trabajo de hacer deducciones si lo considera. Se debe tener en cuenta que estos son gastos extras aparte de los sueldos y salarios previamente establecidos para dicho empleado.

Hacer un informe de gastos de empleados

Cada empresa puede decidir cuáles serán las partes o secciones que debe contener su propio modelo de informe de gastos de empleados. Lo ideal es que exista una planilla previamente existente y que sea igual para todos y cada uno de los empleados de la empresa.

Comúnmente es el propio empleado el que se encargará de llenar las secciones o partes de este informe. Y, como ya hemos dicho, este debe entregarse acompañado por los soportes correspondientes como facturas.

El modelo de informe de gastos de empleados que mostramos a continuación cuenta con los siguientes elementos:

  • Información del empleado: cada una de las planillas debe contener los datos del empleado que reclama el reembolso. Estos datos serán nombre, departamento al que pertenece dentro de la empresa y puesto que ocupa. También se puede incluir el nombre de su supervisor inmediato.
  • Período considerado: será la delimitación del tiempo en el que se encuentran los gastos reflejados. Usualmente este informe se lleva de manera mensual. Sin embargo, si los pagos son, por ejemplo, cada 2 semanas, es posible que la empresa prefiera medirlo en este período.
  • Fecha: ya dentro del cuadro encontramos la columna de la fecha. En esta se anotará la fecha exacta de la transacción o el gasto que se refleja.
  • Descripción: es una pequeña descripción de la causa del gasto. Es decir, la tarea que estaba realizando el empleado al momento de acarrear el gasto reflejado.
  • Columnas definitorias: Estas columnas definirán los tipos de gastos que se pueden incluir en este informe y que serán llenadas dependiendo de lo que se pide que se reembolse, estas serán por lo general: Hotel, Transporte, Combustible, Comidas y Otros.
  • Total: este primer total es la columna en la que se hace una sumatoria por fila de los gastos acaecidos en cada una de las tareas del empleado.
  • Subtotal: en esta casilla se realizará la sumatoria total de los gastos reflejados en el tiempo establecido.
  • Adelantos: se debe señalar si se han hecho algunos adelantos económicos dirigidos a cubrir algunos de los gastos que se reflejan en este informe.
  • Total a rendir: es el total de gastos por los que se pide reembolso. Si por ejemplo se dio algún tipo de adelanto, este debe restarse del subtotal y el restante será el total a rendir. De lo contrario, este total seré el mismo que el del subtotal.

Descarga Informe de Gastos de Empleados Formato Excel

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