Inventario De Hardware

Cuando una empresa funciona dependiendo ampliamente de sus equipos de hardware es vital mantenerse al día con su estado. Es por esto que es importante mantenerse al tanto del inventario de hardware. Si estos se descuidan, pueden acarrear más gastos y más inconvenientes para las finanzas de una empresa.

Inventario de hardware

Si queremos que nuestra empresa funcione de la manera más óptima posible, debemos estar en control de todos aquellos aspectos que pueden afectar las actividades de nuestra empresa.

Este tipo de inventario nos ayuda para garantizar que el performance de nuestros equipos se lleve a cabo siempre de manera eficiente. Esto lo hacemos manteniendo un control sobre la vida útil de nuestros equipos para atender las necesidades de recompra y mantenimiento que sean necesarias.

Si se lleva a cabo un buen mantenimiento del hardware de nuestra empresa, nos aseguramos de que todo funcione de manera más optimizada. Esto es a su vez beneficioso para el funcionamiento de nuestro negocio y su efectividad.

Cuando hacemos un detallado inventario de hardware podremos conocer datos importantes como su funcionalidad y desempeño. Además, podremos conocer si hace falta adquirir equipos nuevos o accesorios dependiendo de sus fechas de vencimiento o vida útil y sus garantías.

Cómo hacer un inventario de hardware

Para iniciar este inventario debemos hacer un listado completo en que detallemos lo que se conoce como activos. Esto quiere decir detallar el equipo, en qué sector de la empresa se encuentra el equipo y otra información que es importante.

Lo que debemos incluir en nuestro inventario es lo siguiente:

  • Equipo: en esta columna debemos colocar el tipo de equipo que estamos incluyendo. Por ejemplo, si se trata de una PC de escritorio, una fotocopiadora, una laptop o una impresora.
  • Responsable: debemos indicar quien es la persona que está a cargo del uso y/o mantenimiento de cada uno de los equipos que estamos inventariando.
  • Departamento: esta información es vital para poder mantener un buen seguimiento de todos los equipos. En esta sección debemos especificar en qué oficina se encuentra cada hardware que están en este inventario.
  • Sucursal: esta es una información valiosa si nuestra empresa tiene más de un lugar de funcionamiento. Si tenemos por ejemplo una sede principal administrativa y una sede de operaciones, saber en dónde exactamente se encuentra cada equipo es muy importante.
  • Categoría: los hardware se pueden dividir en diferentes categorías. Algunos se incluyen en listas de accesorios de oficina como las fotocopiadoras. Esto es porque se utilizan en labores diarias de oficina. La otra categoría es la de informática. Esta se utiliza para colocar los artículos directamente relacionados con el departamento de informática como las computadoras sean de escritorio o portátiles.
  • Descripción: en esta sección vamos a detallar la marca y modelo del equipo que estamos incluyendo en el inventario.
  • Marca: como su nombre lo indica, debemos colocar la marca del equipo.
  • Modelo: es el modelo del equipo.
  • Serial: es el número específico de serial de cada uno de los equipos.
  • Número de identificación: todas las empresas deben identificar cada uno de sus equipos con un número de identificación para sus inventarios propios. Este número se debe incluir completo en el cuadro de inventario.
  • Fecha de compra: para que estemos al tanto de la vida útil de un equipo debemos dejar por sentado la fecha en la que el equipo fue adquirido.
  • Garantía: siempre que compramos un equipo nuevo este debe venir con una garantía que usualmente va de 30 a 60 días por defectos de fábrica. Es muy importante colocar en nuestro inventario la fecha en la que esta garantía termina para saber si está activa en caso de que se presente algún problema.
  • Precio de compra: es el precio total que la empresa canceló por el equipo.
  • Condición: debemos expresar al momento de realizar el inventario de hardware en qué condición se encuentra el equipo. Si este funciona bien, se debe colocar. Y si presenta alguna falla, esta debe expresarse claramente.
  • Antigüedad: esta se debe expresar en años.
  • Valor actual: el valor de un equipo una vez que este se usa se deprecia. En esta columna colocaremos el valor aproximado actual de este equipo en su actual estado.
  • Estado de garantía: nos da una respuesta rápida acerca de si el equipo está aún en garantía de fábrica o no.

Descarga Modelo de Inventario de Hardware en Formato Excel

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