Lista De Asistencia

A veces, cuando se lleva a cabo una reunión de personas es importante conocer exactamente quienes asistieron. Esto usualmente tiene un propósito utilitario más que legal. Una Lista de Asistencia es un tipo de documento que es aplicable a una gran cantidad de situaciones y lugares.

Lista de Asistencia

Este es un documento cuya función es la de registrar la asistencia de personas a un evento. Sin embargo, también se puede utilizar para otros fines como por ejemplo, recopilar otros datos de quienes asistieron al evento.

En la actualidad estas listas no solo incluyen datos como nombre o identificación de ser necesario, sino que además, se agregan otros datos. Por ejemplo se piden números de contacto y correos electrónicos. Esto se hace, bien sea para actualizar datos preexistentes o para que quien está a cargo del evento pueda comunicarse de otra manera con los asistente.

Usualmente cuando en un ambiente empresarial se realizan congresos, reuniones específicas o eventos de formación, estas listas tienen la funcionalidad de estar al tanto de quienes estuvieron. También se puede utilizar para saber quiénes llegaron a tiempo o se retiraron antes de que el evento terminara.

Otros ámbitos en los que se utilizan estas listas es en el ambiente escolar donde de manera regular el maestro o profesor lleva un control de los alumnos que asistieron a clases. Aquí también es posible agregar otros datos además de solo los nombres de quienes asistieron.

Elementos de una Lista de Asistencia

Este tipo de lista está conformada casi siempre de unos elementos que se consideran necesarios y se pueden agregar otros dependiendo de las necesidades de quienes la llevan. Los elementos básicos son los siguientes:

  • Nombre de la persona encargada del evento
  • Título de la materia o del evento que se realiza
  • Fecha del curso
  • Hora de inicio y finalización del evento
  • Nombres de los asistentes al evento

Los otros elementos que se pueden añadir a una Lista de Asistencia dependiendo de lo que se quiere son los siguientes:

  • Nombre de la empresa o escuela que maneja el evento
  • Logo de la escuela o empresa a cargo del evento
  • Datos de contacto de los asistentes como teléfonos y correos electrónicos
  • Otros datos de los asistentes como puestos de trabajo o empresa a la que pertenece
  • Observaciones
  • Datos del curso o evento como duración completa de este y lugares en los que se realiza
  • Firma del instructor para dar validez a la lista

Hacer una Lista de Asistencia

Para facilitar la realización de esta lista lo mejor que puedes hacer es tener un formato previamente hecho para que no haya enmiendas en el original una vez que esté lista para firmar. Diseña esta lista de modo que contenga:

  • Título de la tabla o lista. Este debe informar a los abajo firmantes de qué se trata la asistencia. Debe contener el título del evento para el que la asistencia se toma.
  • Fecha. Esta debe estar impresa con anterioridad en el formato. Es una buena idea sobre todo si se trata de un evento que se realiza a lo largo de varios días. En estos, la Lista de Asistencia debe tomarse diariamente y para que no haya confusión, cada hoja debe contener el día al que corresponde.
  • Nombres y apellidos. Esta sección debe tener suficiente espacio para que os asistentes coloquen sus datos de manera visible. La recomendación es hacer un cálculo estimado de espacio para que la información sea siempre clara para quien la lee.
  • Hora. Esta puede ser la hora general del evento o puede colocarse de manera que cada asistente coloque la hora de llegada al evento por separado.
  • Otros datos. Algunas empresas prefieren añadir una sección para la firma de los asistentes de modo que no se pueda falsificar su presencia. Otra sección importante muchas veces es el cargo o puesto de los asistentes al evento; funciona para saber cuántos miembros de un área específica asistieron.

Muchas empresas optan por tener la Lista de Asistencia en una mesa a la entrada del evento y que los asistentes la firmen delante de otra persona. Este testigo puede dar fe de la veracidad de datos como la hora de llegada de los asistentes.

Errores al hacer una Lista de Asistencia

Aunque parece algo muy sencillo de ejecutar, aún hay algunos errores que podemos evitar a la hora de redactar esta lista. Los errores más comunes son los siguientes:

  • Organización: muchas veces las listas no están organizadas de manera que sean entendibles; las secciones pueden ser muy pequeñas para los datos que se piden o no es utilitaria. Para evitar esto, se pueden tomar ciertas medidas. Si ya conoces los nombres de los asistentes, puedes imprimirlos directamente en el formato en vez de pedirle a cada asistente que los escriba.
  • Ubicación: para asegurarte de que todos los asistentes firmen la lista, trata de ubicarla en un solo lugar durante el evento. Allí, cada uno podrá ir a firmar su nombre lo que evitará que la lista se extravíe y queden personas sin firmar.
  • Supervisor: para evitar que alguien firme la asistencia por otra persona, mantén la lista en posesión de un supervisor. Este se encargará de validar toda información que se incluya.

Descarga Modelo de Lista de AsistenciaFormato Excel

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