Formato Modelo De Minuta

Quizás hayas escuchado la palabra Minuta más de una vez, y como esta puede utilizarse para describir varias cosas, es importante que sepamos para qué nos puede ser útil. Esta es una palabra que deriva del latín minuta que significa “borrador”.

¿Qué es una Minuta?

Esta palabra define varios tipos distintos de documentos que pueden resultar utilitarios. Todos tienen en común que son pequeños en tamaño y usualmente no tienen valor legal. Esto tomando en cuenta que usualmente se utilizan como un resumen previo o posterior a un evento.

Algunas de las utilidades de la minuta son las siguientes:

De reunión: esta se utiliza para hacer un resumen de una reunión. En ella se incluyen los puntos esenciales de aquello que se discutió y las decisiones que se tomaron.
Minuta de contrato: este es un tipo de borrador que se hace de un futuro documento legal. Es decir que este no tiene ningún valor. Solo se utiliza para describir los puntos esenciales que formarán un contrato pero sin extenderse. Es el borrador que se realiza para revisar los puntos antes de redactar el contrato final que será legal.
Constitución de una empresa: al igual que el tipo anterior, es una especie de borrador que se realiza para dejar por sentado datos y descripción de la actividad que llevará a cabo una empresa antes de llevarlo a notariar.

Para los efectos de este artículo hablaremos específicamente sobre las minutas de reunión que son las más comunes en el ámbito empresarial.

Utilidad de una Minuta de Reunión

Cuando se hace una reunión, este tipo de documentos son esenciales para tener un control sobre lo que se trata en dicha reunión. La idea es registrar los temas que son tratados así como las conclusiones a las que se llega y los acuerdos que hayan quedado establecidos. Además, funciona como una comunicación siendo usada para darle a conocer tanto a los que estuvieron en la reunión como a quienes no, lo que se discutió y las conclusiones a las que se llegó.

Estructura de una Minuta

Este tipo de documento debe ser sencillo y objetivo. Es una manera específica de agrupar esa información de modo que se entienda claramente y sin dar lugar a confusiones. Este documento debe contener los siguientes elementos:

  • Datos de la reunión: es muy importante incluir datos como la fecha y el lugar en el que se da a lugar la reunión que se reseña. Además se deben nombrar las personas asistentes a la misma detallando quién fue la persona que dirigió la reunión.
  • Agenda: se deben detallar los temas que se espera tratar en la reunión.
  • Temas discutidos: se debe ser muy específico en detallar cuáles de los temas que se había propuesto discutir se conversaron y cuáles no. Para aquellos que no se discutieron se debe detallar la causa de por qué no se incluyeron en la reunión.
  • Acuerdos: una vez discutidos los objetivos si se llega a ciertas conclusiones o acuerdos, estos deben verse reflejados en la minuta. Si hubo votación, se debe especificar la cantidad de votos a favor y en contra.
  • Acciones: una vez que se tomen decisiones y se establezcan las acciones necesarias estas deben ser anotadas. Junto a ellas, de ser necesario, se colocarán los datos de las personas o departamentos responsables de dichas acciones.
  • Firmas: todos los asistentes a la reunión deben firmar la minuta como signo de que la información reflejada es la adecuada.

Cómo escribir una minuta

Para que sea más fácil puedes hacer un formato de este documento que sea útil para las reuniones de tu empresa u organización. Esta es una buena idea para que no olvides ningún dato que consideres importante. Realiza un formato que puedas imprimir y llenar en cada reunión de tu empresa.

Al ser el resumen de una reunión la información que se coloque debe ser aquella que se determine importante. La idea es que sea fácilmente leíble y comprensible por todos los que la reciban. Los puntos básicos son los mismos.

Trata de mantenerte al tanto de las cosas en las reuniones largas. Puedes, siempre y cuando tengas permiso de los presentes, puedes grabar la reunión para que no olvides ningún detalle. Lo ideal es que la transcripción se haga de manera inmediata mientras que la información sigue fresca en tu memoria para no olvidar ningún detalle.

Ejemplo de una Minuta

FECHA 25 de Abril de 2018 HORA INICIO 8:00am
LUGAR Sala de Juntas HORA FIN 9:00am
OBJETIVOS
Evaluación de la promoción del nuevo producto

ASISTENTES

NOMBRE PUESTO ASISTENCIA FIRMA
Soledad Castillo Jefe de Marketing Si  
Carlos Bello Diseñador Si  
Valeria Santos Publicista Si  
José Luis Capo Director General Si  
Gaby Torres Jefe de Ventas Si  

ASUNTOS AGENDADOS

Desarrollo del diseño del nuevo producto y su potencial para mercadeo y publicidad.

Facilidad de venta del producto tomando en consideración su nuevo diseño y potencial de marketing.

COMPROMISOS ASUMIDOS

TAREA RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA
Evaluar los colores del logo Carlos Bello 07 de Mayo de 2018
Diseñar estrategias de ventas Gaby Torres 07 de Mayo de 2018
Formato de mercadeo Soledad Castillo 07 de Mayo de 2018

Descarga Modelo de Minuta Formato Word

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