Formato Modelo De Minuta

Quizás hayas escuchado la palabra Minuta más de una vez, y como esta puede utilizarse para describir varias cosas, es importante que sepamos para qué nos puede ser útil. Esta es una palabra que deriva del latín minuta que significa “borrador”.

¿Qué es una Minuta?

Esta palabra define varios tipos distintos de documentos que pueden resultar utilitarios. Todos tienen en común que son pequeños en tamaño y usualmente no tienen valor legal. Esto tomando en cuenta que usualmente se utilizan como un resumen previo o posterior a un evento.

Algunas de las utilidades de la minuta son las siguientes:

De reunión: esta se utiliza para hacer un resumen de una reunión. En ella se incluyen los puntos esenciales de aquello que se discutió y las decisiones que se tomaron.
Minuta de contrato: este es un tipo de borrador que se hace de un futuro documento legal. Es decir que este no tiene ningún valor. Solo se utiliza para describir los puntos esenciales que formarán un contrato pero sin extenderse. Es el borrador que se realiza para revisar los puntos antes de redactar el contrato final que será legal.
Constitución de una empresa: al igual que el tipo anterior, es una especie de borrador que se realiza para dejar por sentado datos y descripción de la actividad que llevará a cabo una empresa antes de llevarlo a notariar.

Para los efectos de este artículo hablaremos específicamente sobre las minutas de reunión que son las más comunes en el ámbito empresarial.

Utilidad de una Minuta de Reunión

Cuando se hace una reunión, este tipo de documentos son esenciales para tener un control sobre lo que se trata en dicha reunión. La idea es registrar los temas que son tratados así como las conclusiones a las que se llega y los acuerdos que hayan quedado establecidos. Además, funciona como una comunicación siendo usada para darle a conocer tanto a los que estuvieron en la reunión como a quienes no, lo que se discutió y las conclusiones a las que se llegó.

Estructura de una Minuta

Este tipo de documento debe ser sencillo y objetivo. Es una manera específica de agrupar esa información de modo que se entienda claramente y sin dar lugar a confusiones. Este documento debe contener los siguientes elementos:

• Datos de la reunión: es muy importante incluir datos como la fecha y el lugar en el que se da a lugar la reunión que se reseña. Además se deben nombrar las personas asistentes a la misma detallando quién fue la persona que dirigió la reunión.
• Agenda: se deben detallar los temas que se espera tratar en la reunión.
• Temas discutidos: se debe ser muy específico en detallar cuáles de los temas que se había propuesto discutir se conversaron y cuáles no. Para aquellos que no se discutieron se debe detallar la causa de por qué no se incluyeron en la reunión.
• Acuerdos: una vez discutidos los objetivos si se llega a ciertas conclusiones o acuerdos, estos deben verse reflejados en la minuta. Si hubo votación, se debe especificar la cantidad de votos a favor y en contra.
• Acciones: una vez que se tomen decisiones y se establezcan las acciones necesarias estas deben ser anotadas. Junto a ellas, de ser necesario, se colocarán los datos de las personas o departamentos responsables de dichas acciones.
• Firmas: todos los asistentes a la reunión deben firmar la minuta como signo de que la información reflejada es la adecuada.

Cómo escribir una minuta

Para que sea más fácil puedes hacer un formato de este documento que sea útil para las reuniones de tu empresa u organización. Esta es una buena idea para que no olvides ningún dato que consideres importante. Realiza un formato que puedas imprimir y llenar en cada reunión de tu empresa.

Al ser el resumen de una reunión la información que se coloque debe ser aquella que se determine importante. La idea es que sea fácilmente leíble y comprensible por todos los que la reciban. Los puntos básicos son los mismos.

Trata de mantenerte al tanto de las cosas en las reuniones largas. Puedes, siempre y cuando tengas permiso de los presentes, puedes grabar la reunión para que no olvides ningún detalle. Lo ideal es que la transcripción se haga de manera inmediata mientras que la información sigue fresca en tu memoria para no olvidar ningún detalle.

Consejos para crear una minuta

Crear una minuta puede ser fácil o muy difícil dependiendo de si tenemos las pautas necesarias para llevarla a cabo, pero además, también debemos entender por qué es importante crear la a nivel profesional.

Esto significa que debemos tener en cuenta todos los trucos y consejos que hemos preparado a continuación, los cuales os ayudarán a conocer las claves para poder crear una minuta perfecta y que hable muy bien de vosotros.

La importancia de presentar una minuta profesional

Vamos a comenzar analizando las razones por las que debemos desarrollar una minuta profesional de la forma adecuada:

• Te permite mostrar una actitud positiva que revaloriza tu imagen.
• En caso de ser necesario, conseguirás tener más posibilidades de ser tenido en cuenta al mostrar responsabilidad y fiabilidad.
• Conseguirás mostrar de forma más clara toda la información, lo que hará que tu interlocutor tenga menos dudas a la hora de interpretar lo que expones.
• Tendrás la posibilidad de transmitir de forma más efectiva todo aquello que quieres expresar, lo que previene las equivocaciones.
• Al tomarte en serio la confección del documento, estarás demostrando el respeto que sientes por tu interlocutor.
• Una razón muy importante por la que te debes esforzar a la hora de crear el documento, es porque conseguirás transmitir una mayor sensación de seriedad y profesionalidad.
• Vas a evitar que se produzcan confusiones o errores a través del documento por una errónea interpretación del interlocutor.
• Demostrarás mayor seguridad en ti mismo, lo cual es una cualidad muy valiosa.
• Estarás mostrando un mayor compromiso y seriedad, algo que se valora mucho a nivel profesional.

Trucos para crear minutas bien hechas

Si quieres crear una minuta a nivel profesional, es muy importante que tengas también en cuenta los trucos que te vamos a detallar a continuación:

• Las faltas ortográficas crear una imagen muy negativa del documento, por lo que debes evitar cometerlas y detectarlas en caso de haberlas.
• Debes organizar bien toda la información.
• En los casos en los que tengas que presentar un texto a mano, nunca utilices tintas de color salvo la tinta azul o la tinta negra.
• Es muy importante que evites los errores gramaticales y redacte es bien todo el contenido, de manera que se comprenda fácilmente.
• Cuando vayas a presentar un documento, deberá estar escrito a ordenador y nunca a mano.
• Siempre debe revisar el documento al menos dos veces antes de su publicación, por si se te ha escapado algo.
• No intentes crear el documento rápido, tomate el tiempo que sea necesario hasta garantizar que tiene la calidad que necesitas.
• Si es necesario, investiga para adaptar el escrito al tipo de texto que requiere el documento.
• Deberás adjuntar toda la documentación o las copias que necesites para respaldar lo indicado en el documento.
• Es muy importante ser honesto a la hora de realizar un documento, así como realista para demostrar tu calidad profesional.
• Elige un estilo de letra que sea suficientemente claro y resulte agradable a la vista.
• Te aconsejamos que practiques con varios borradores hasta que puedas conseguir soltura, confianza y evites los errores.
• En nuestra página vas a tener acceso a una gran colección de plantillas con las que podrás trabajar libremente.
• Deberás priorizar la calidad del texto por encima de la cantidad, ya que es mejor un texto corto y claro que uno excesivamente largo donde se repita la misma idea varias veces.
• No añadas información innecesaria, ya que el documento debe ser preciso y claro.
• Debes tener en cuenta cada apartado y cuestión que debas responder para evitar que el texto quede incompleto.
• No elijas una única plantilla y te centres en ella, sino que te aconsejamos que busques hasta encontrar la que se adapte mejor a tu estilo.
• Es importante que destaques los apartados para impedir que el texto sea muy continuo y se pueda leer con mayor claridad.

Ejemplo de una Minuta

FECHA	25 de Abril de 2018	HORA INICIO	8:00am
LUGAR	Sala de Juntas	HORA FIN	9:00am
OBJETIVOS
Evaluación de la promoción del nuevo producto

ASISTENTES

NOMBRE	PUESTO	ASISTENCIA	FIRMA
Soledad Castillo	Jefe de Marketing	Si
Carlos Bello	Diseñador	Si
Valeria Santos	Publicista	Si
José Luis Capo	Director General	Si
Gaby Torres	Jefe de Ventas	Si

ASUNTOS AGENDADOS

Desarrollo del diseño del nuevo producto y su potencial para mercadeo y publicidad.

Facilidad de venta del producto tomando en consideración su nuevo diseño y potencial de marketing.

COMPROMISOS ASUMIDOS

TAREA	RESPONSABLE	FECHA DE ENTREGA
Evaluar los colores del logo	Carlos Bello	07 de Mayo de 2018
Diseñar estrategias de ventas	Gaby Torres	07 de Mayo de 2018
Formato de mercadeo	Soledad Castillo	07 de Mayo de 2018

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