Oficio

Cuando se trata de las comunicaciones escritas utilizadas en el ámbito profesional encontramos una lista. Entre estos, uno de los más utilizados es el Oficio. Su uso es mucho más oficial que el de otros documentos como los memorándums.

¿Qué es un Oficio?

Este tipo de documento es, como su nombre lo indica, una comunicación oficial. Es utilizada usualmente por ciertas oficinas, particularmente las de carácter gubernamental; instituciones educativas, deportivas o de otros tipos; embajadas y colegios profesionales.

Su carácter informativo es protocolar y se utiliza para comunicar ciertas disposiciones o acuerdos o para ciertos comunicados como gestiones de colaboraciones. Sin embargo, también puede usarse para otras funciones como de felicitaciones o agradecimientos.

Tipos de Oficios

Existen 4 tipos principales de oficios que dependerán de la cantidad de personas que lo recibirán o del carácter que este tenga. Estos son:

  • Simple: se le llama de esta manera porque está destinado a una sola persona, bien sea natural, jurídica o gubernamental.
  • Múltiple: este por su parte irá dirigido a más de un destinatario. Es común usarlo para comunicarse con subordinados dentro del organigrama de la institución. Es vital en la agilización de los procesos comunicacionales.
  • De transcripción: este documento tiene como finalidad la de comunicar mediante citas textuales información contenida en otro u otros oficios. Estas citas deben ir en comillas. Es otra manera efectiva de establecer comunicación de tipo jerárquico, siendo la única diferencia la inclusión de la cita textual de otro documento.
  • De petición: la razón de este tipo de documento es la de establecer una comunicación de tipo jerárquico pero esta vez invertida; es decir, de manera ascendente de un subordinado a un superior. Como su nombre lo indica, se usa para hacer una solicitud o petición de manera oficial.

Partes de un Oficio

Cada institución que utilice este medio de comunicación escrita puede diseñarlo de manera única. Sin embargo, hay cierta información importante que todos deben conetenr para considerarse una comunicación oficial.

Estas partes son:

  • Membrete: la hoja en la que se escribe este documento debe contener el nombre y logotipo de la institución que lo emite. Esto le da mucha más seriedad al contenido de esta.
  • Nombre del Año: la manera en la que se expresa este queda a discreción de cada institución
  • Fecha y Lugar: estos datos usualmente se colocan en la parte superior derecha del documento. Su función es la de dejar constancia de la fecha en la que expide el documento con la información.
  • Asunto: se trata de informar la razón de la comunicación oficial.
  • Número de Oficio: los oficios institucionales deben ir numerados. Esto usualmente está comprendido por el número del oficio seguido por el año y las siglas de la institución que lo emite.
  • Oficina: se debe identificar el departamento u oficina que emite el comunicado.
  • Referencia: es una sección opcional que se usa obligatoriamente en el caso de necesitar referirse a un documento que se responde con dicho oficio. También es aplicable cuando se necesita mencionar acuerdos o resoluciones anteriores.
  • Destinatario: detalla la oficina, departamento o persona a quien va dirigido.
  • Texto o cuerpo: es la sección en donde se expone aquello que se quiere informar. Esto debe estar estrictamente redactado en lenguaje formal ya que este es el carácter de esta comunicación. Debe constar de una introducción y saludo, desarrollo y despedida.
  • Sello oficial: este documento obligatoriamente debe estar estampado con un sello húmedo que garantice su carácter oficial.
  • Lema de la Institución: este está comprendido por la leyenda usada por la institución y debe siempre ir entre comillas.
  • Firma: debe estar constituida por el nombre y cargo de quien remite además de su firma a mano.
  • Anexos: se agregan solo si son requeridos y se trata de aquella documentación que sea relevante para soportar el documento.
  • Distribución: la función es la de mencionar a los destinatarios adicionales en caso de tratarse de un oficio de tipo múltiple.

Ejemplo

Dirección de Salud
2018, Año de la Transformación

Lic. Julio Martínez
Director de la Planta Productora Alfa
Presente.

Oficio Número OLG/CT/0002/2018
Expediente número 0001 2018

Maracay, Venezuela, 23 de Marzo de 2018

ASUNTO: Inspección a la Planta Productora Alfa

Por medio del presente me complace enviarle un cordial saludo además de informarle que la Dirección de Salud ha programado una próxima visita de inspección a su Planta Productora ubicada en el Número 102 de la carretera 25, en el municipio Zamora, código postal 201. Esta visita será el día 25 de Abril del año en curso, y estará a cargo de los inspectores Yuly Parra y Frank Cantino, quienes se presentaran debidamente identificados.

Esta inspección tiene como marco legal el Artículo 12 de la Ley de Salud de nuestro país y foema parte del seguimiento al Expediente 0001 2018. Nuestros inspectores tienen autorización para la toma de muestras, así como la revisión de documentación, acceso a información y a ejecutar las acciones que consideren pertinentes dentro de sus responsabilidades. Es por esto que solicito respetuosamente, se le brinden todos los accesos y facilidades necesarias para que cumplan con su deber.

Agradeciendo de antemano toda la cooperación de su personal para con la realización de esta visita y, sin otro particular, me permito reiterar mi respeto y consideración.

Atte.

_____________________

Licenciada Soledad Márquez
Directora del Departamento de Inspección

“Nuestro debes es la Salud”

c.c.p. Gerardo Arco. Jefe de Inspectores

Dirección de Salud

Departamento de Inspección

Dirección: Avenida Arvelo, Santa Cruz, Zamora, Aragua, Venezuela.

Teléfonos: +582345589658 / +5841631258751

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