Orden de Trabajo

Una orden de trabajo es una tarea o trabajo para un cliente que se puede programar y asignar a alguien. El término se usa comúnmente en la industria de servicios de campo, donde las órdenes de trabajo se asignan a técnicos de campo. Las órdenes de trabajo asignan técnicos de campo con diferentes tareas, como instalaciones de equipos, reparaciones o trabajos de mantenimiento.

Por lo general, las órdenes de trabajo son el resultado de una solicitud del cliente. Sin embargo, en muchos casos, pueden ser una acción de seguimiento de una inspección o auditoría realizada antes.

Orden de trabajo

Como una orden de trabajo se denomina un documento en el que se detallan por escrito las instrucciones necesarias para la consecución de un trabajo determinado. En una amplia cantidad de tipos de negocios y empresas, este tipo de documento es de suma importancia para mantener en correcto funcionamiento ciertos aspectos de esa empresa.

Importancia de una orden de trabajo

Este tipo de documento conlleva consigo carácter legal, lo que quiere decir que tiene una implicación de este tipo además de ser una orden de tipo civil. Las órdenes de trabajo son un respaldo importante tanto para el cliente que solicita el servicio como para la empresa que lo provee.

Al tener legalidad, este documento puede utilizarse como una garantía de que un trabajo se realizará o como una prueba de que este se realizó.

La importancia de una orden de trabajo radica en que especifica por escrito todos los detalles referentes al trabajo que se realizará. Esto a su vez ayuda a evitar confusiones y malentendidos entre empresa y cliente.

¿Quiénes utilizan las órdenes de trabajo?

Las empresas que más se benefician del uso de una orden de trabajo son aquellas que se encuentran en el campo de la prestación de servicio. Algunos ejemplos pueden ser talleres mecánicos, servicios de mantenimiento o empresas de construcción.

¿Qué debe llevar una orden de trabajo?

No existe un formato generalizado para todas las órdenes de trabajo, sobre todo porque este tipo de documentos se pueden aplicar a una variedad de empresas. Sin embargo, todas deben llevar ciertos datos que son importantes para que este documento sea válido. Los datos más importantes que deben estar incluidos son los siguientes:

  • Número de orden: cada orden debe identificarse con un número para llevar un control estricto en la empresa que presta el servicio.
  • Lugar: este tipo de órdenes de trabajo usualmente se ejecutan fuera de la empresa por lo que es vital colocar el lugar del servicio.
  • Fecha: es la fecha en la que el servicio debe prestarse.
  • Cliente: nombre del cliente que solicita el servicio.
  • Contacto: datos para contactar al cliente como número telefónico o correo electrónico.
  • Servicio: se debe detallar el tipo específico de servicio que se debe realizar informando el tipo y los detalles del mismo.
  • Precio: indicará el costo del servicio prestado.
  • Observaciones: en caso de ser necesarias, se deben hacer observaciones acerca de lo que el técnico hizo.
  • Pago: detalla de qué manera se realizará el pago
  • Firma: esta será la firma del cliente una vez que haya recibido el servicio por parte del técnico.

Consejos para crear una orden de trabajo

Para crear una orden de trabajo es importante tener en cuenta todos los datos y detalles que se han considerado en los apartados anteriores, y a esto hay que añadir que es esencial tener claras las razones por las que debes crear la orden con la máxima profesionalidad.

Además, también hemos preparado una serie de trucos que sabemos os van a ser de mucha utilidad con el objetivo de crear un documento perfecto, sin errores gramaticales y ortográficos y que además no induzca a error en ningún caso.

La importancia de presentar una orden de trabajo profesional

Si quieres conocer la importancia de presentar una orden de trabajo profesional, a continuación vamos a enumerar algunas de las principales razones:

  • Al tomarte en serio la confección del documento, estarás demostrando el respeto que sientes por tu interlocutor.
  • Vas a evitar que se produzcan confusiones o errores a través del documento por una errónea interpretación del interlocutor.
  • Te permite mostrar una actitud positiva que revaloriza tu imagen.
  • Tendrás la posibilidad de transmitir de forma más efectiva todo aquello que quieres expresar, lo que previene las equivocaciones.
  • Demostrarás mayor seguridad en ti mismo, lo cual es una cualidad muy valiosa.
  • Estarás mostrando un mayor compromiso y seriedad, algo que se valora mucho a nivel profesional.
  • Una razón muy importante por la que te debes esforzar a la hora de crear el documento, es porque conseguirás transmitir una mayor sensación de seriedad y profesionalidad.
  • En caso de ser necesario, conseguirás tener más posibilidades de ser tenido en cuenta al mostrar responsabilidad y fiabilidad.
  • Conseguirás mostrar de forma más clara toda la información, lo que hará que tu interlocutor tenga menos dudas a la hora de interpretar lo que expones.

Trucos para crear órdenes de trabajo bien hechas

Vamos a analizar algunos de los principales trucos que debemos tener en cuenta a la hora de crear órdenes de trabajo para que salgan perfectas:

  • Siempre debe revisar el documento al menos dos veces antes de su publicación, por si se te ha escapado algo.
  • Es muy importante ser honesto a la hora de realizar un documento, así como realista para demostrar tu calidad profesional.
  • Elige un estilo de letra que sea suficientemente claro y resulte agradable a la vista.
  • Las faltas ortográficas crear una imagen muy negativa del documento, por lo que debes evitar cometerlas y detectarlas en caso de haberlas.
  • Debes organizar bien toda la información.
  • Es muy importante que evites los errores gramaticales y redacte es bien todo el contenido, de manera que se comprenda fácilmente.
  • Cuando vayas a presentar un documento, deberá estar escrito a ordenador y nunca a mano.
  • Te aconsejamos que practiques con varios borradores hasta que puedas conseguir soltura, confianza y evites los errores.
  • En nuestra página vas a tener acceso a una gran colección de plantillas con las que podrás trabajar libremente.
  • Deberás priorizar la calidad del texto por encima de la cantidad, ya que es mejor un texto corto y claro que uno excesivamente largo donde se repita la misma idea varias veces.
  • No elijas una única plantilla y te centres en ella, sino que te aconsejamos que busques hasta encontrar la que se adapte mejor a tu estilo.
  • No intentes crear el documento rápido, tomate el tiempo que sea necesario hasta garantizar que tiene la calidad que necesitas.
  • Es importante que destaques los apartados para impedir que el texto sea muy continuo y se pueda leer con mayor claridad.
  • No añadas información innecesaria, ya que el documento debe ser preciso y claro.
  • Debes tener en cuenta cada apartado y cuestión que debas responder para evitar que el texto quede incompleto.
  • En los casos en los que tengas que presentar un texto a mano, nunca utilices tintas de color salvo la tinta azul o la tinta negra.
  • Si es necesario, investiga para adaptar el escrito al tipo de texto que requiere el documento.
  • Deberás adjuntar toda la documentación o las copias que necesites para respaldar lo indicado en el documento.

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