Planeamiento de Compras

Como plan de compras se entiende una herramienta que se utiliza para definir y organizar aquellos insumos que necesita una empresa u organización para funcionar en un tiempo determinado. Para hacer esto se realiza un documento llamado planeamiento de compras.

Planeamiento de compras

Para poder tener un control estricto de los inventarios de aquellos productos necesarios para operar, una empresa debe hacer un planeamiento de compras. Este tipo de documento nos ayuda a identificar qué es lo que necesitamos, en qué cantidades se necesita y cuáles son los recursos con los que se cuenta para adquirirlos.

Este es un documento que es funcional no solo en el área empresarial. En cualquier campo en el que se necesiten organizar recursos es útil. Desde una organización o empresa productora hasta en el ámbito del hogar o incluso personal, un planeamiento de compras puede resultar de mucha utilidad.

Elementos de un planeamiento de compras

Realizar este tipo de documentos debe comprender algunos elementos que se deben estudiar bien sea para el funcionamiento de la empresa en general o para un área específica. Estos son:

Pronósticos

Para realizar cualquier estudio referente a un plan de compras debemos basarnos en los pronósticos a futuro de otras secciones. Por ejemplo, debemos prever las ventas futuras para entender qué necesitaremos para producir aquello que esperamos vender.

Objetivos

Cuando se trata de una empresa productor, obtener los mejores beneficios entre costos de producción y precios de ventas es uno de los objetivos más deseados. Esto es algo que debemos tener en cuenta a la hora de elaborar un planeamiento de compras.

Volumen de compras

Si queremos hacer compras útiles debemos tener en cuenta el volumen necesario que debemos adquirir. Una insuficiencia en la compra se corre el riesgo de no poder cumplir con la producción estimada según las ventas pronosticadas. Por otra parte, un excedente en las compras se traduce en lo que se conoce como una inversión ociosa. Es decir, un gasto que no tendrá salida en producción y ventas.

Control de inventarios

Se debe mantener un estricto control de los inventarios actuales. Es decir que debemos conocer la existencia de ciertos materiales antes de hacer un planeamiento de compras. La idea es que el resultado final sea suficiente para la producción.

Políticas de compra

Toda empresa debe tener políticas de compras establecidas que permitan tener un control sobre la manera y el modo en el que estas se realizan estas deben tenerse en cuenta a la hora de planificar compras.

Procedimientos

Esto define la manera en la que cada empresa u organización maneja sus compras. Es decir, de qué manera analizan a los proveedores y los seleccionan y qué pasos se deben seguir para finalizar la adquisición de los productos.

Programa de compras

Es el instrumento administrativo con el que se determinan los pasos a seguir para hacer la adquisición de los materiales. Este debe precisar las fechas de inicio de los procesos de compra así como las fechas límite para la finalización del proceso.

Presupuesto de compras

Este presupuesto debe estar delimitado por un tiempo específico. Usualmente cada empresa asigna un período de compras, este puede ser mensual, trimestral o en el período en el que la empresa estudie sus presupuestos.

Ventajas de hacer un planeamiento de compras

• Hacer este tipo de plan asegura que haya menos costos administrativos. Esto es porque se realizan menos actividades de compras no planificadas. Además, se reduce el tiempo de trabajo ya que se realizan compras organizadas.
• Las compras se hacen de manera oportuna. Una de las ventajas de hacer un plan de compras es que se estudian las necesidades de productos para un período determinado de tiempo. En consecuencia, las compras se hacen en previsión de un período productivo determinado.
• Menos tiempo de trabajo administrativo. Si tenemos un buen plan de compras es más fácil programar las compras con suficiente tiempo de antelación. Esto reduce el estrés en el personal responsable.
• Enfrentar situaciones de crisis. Si estamos preparados con un plan previo de compras estaremos preparados para planificar los recursos de manera apropiada.
• Reducción de las compras urgentes. Si tenemos un planeamiento de compras estaremos seguros de que no tendremos que hacer compras urgentes que pueden llevarnos a escoger un proveedor que no nos dé un mejor precio. Esto es algo que podemos obtener si planificamos con anterioridad.

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