Modelo De Presupuesto De Compras

Como Presupuesto de Compras se entiende un documento que detalla, tal como su nombre lo indica, las compras que son necesarias para determinado objetivo. Aunque es un tipo de cálculo que puede ser utilizado en muchos ámbitos de la vida, cuando se trata de una empresa, compañía u organización, este tipo de presupuesto toma una importancia mayor.

Toda empresa funciona a partir de materiales, bien sea materia prima para producción o papel para imprimir documentos. Todas esas adquisiciones se mantienen controladas con un presupuesto de compras.

¿Qué es un Presupuesto de Compras?

Un presupuesto es la manera de controlar determinados gastos bien sea de tipo personal o empresarial. En el caso de una compañía u organización, esta es una herramienta que facilita la gestión de las finanzas, específicamente aquello relacionado con la adquisición de materiales. Este documento especificará aquello que se debe comprar y el costo lo que ayuda a mantener delimitadas las finanzas de la empresa.

Este presupuesto dependerá en gran medida de los cálculos del presupuesto de ventas, este le dará la base de gasto necesario para saber qué se puede hacer. Si se trata de una empresa de producción, esta herramienta manejará la adquisición de materiales necesarios para continuar con la producción. Si se trata de otro tipo de organización o compañía, esta herramienta maneja la compra de cualquier material necesario para su funcionamiento.

Objetivos de un Presupuesto de Compras

• Asegura el abastecimiento oportuno. Esto ayuda a que no haya falta de ningún material necesario para el funcionamiento de la compañía. De esta manera se asegura la continuidad de la producción.
• Mejorar las condiciones de compra. Cuando se organiza el presupuesto con tiempo, se pueden conseguir mejores precios logrando contratos de compra adelantados con mejores tratos.
• Evita las compras dobles. Manteniendo control sobre lo que se compra periódicamente, evitamos hacer compras dobles de materiales que todavía existen en inventario.
• Adecuada planificación. Mantener el control cobre las adquisiciones de los productos, se puede mantener una constante planificación del espacio de almacenamiento de materiales.
• Mantenerse informados. Controlar las compras permite que la empresa pueda reaccionar ante cualquier contingencia.

Elementos de un Presupuesto de Compras

Esta herramienta de cálculo cuenta con 3 elementos básicos que son los siguientes:

• Rotación de inventario: esta es una información vital a tener en cuenta antes de presupuestar una compra.
• Ventas estimadas: como ya mencionamos antes, el Presupuesto de Compras dependerá en gran medida del Presupuesto de Ventas.
• Precios: para ajustar esto se debe tener en cuenta la situación de la compañía en el mercado en el que se desenvuelve así como la disponibilidad de la mercancía.

Consejos para crear un presupuesto de compras

Si quieres crear un presupuesto de compras que esté bien organizado y cumpla con los más altos estándares de exigencia, te revelamos algunos de los trucos que deberás tener en cuenta para conseguirlo, y por supuesto también analizaremos las razones por las que es necesario que te esfuerces en la redacción de este presupuesto, logrando de esta manera crear una buena imagen profesional.

La importancia de presentar un presupuesto de compras profesional

Enumeramos en primer lugar las razones por las que debes esforzarte a la hora de confeccionar tu próximo presupuesto de compras:

• Tendrás la posibilidad de transmitir mucho mejor todo aquello que quieres expresar y transmitir a través del documento.
• Demostrarás que tienes más confianza en ti mismo, algo que se valora mucho.
• Es una clave esencial para demostrar que sientes respeto por tu interlocutor, lo que te aportará un reconocimiento muy importante.
• Lograrás llamar mejor la atención, lo que te permitirá tener más posibilidades de ser tenido en cuenta.
• Muestras seriedad y compromiso.
• Si realizas un documento a nivel profesional, vas a conseguir dar una imagen más seria y comprometida, lo que te otorgará puntos frente a tu interlocutor.
• Un documento bien escrito siempre va a ser más fácil de entender y de interpretar, evitando de esta manera que se puedan producir errores o confusiones.
• Gracias a la realización de un documento bien hecho, conseguirás evitar que se puedan producir errores de comprensión por parte de tu interlocutor.
• Es una forma ideal de demostrar que tienes una actitud positiva.

Trucos para crear presupuestos de compras bien hechos

Con estos trucos, veras que es mucho más fácil crear un presupuesto de compras bien hecho de lo que parece, pero eso sí, deberás tener mucha paciencia:

• La velocidad a la hora de confeccionar una carta o documento es nuestra enemiga, ya que cuanto más rápido quieres hacer el documento, más probabilidades de error existen, por lo que tienes que estar tranquilo, tomate tu tiempo y asegurarte de que lo haces todo correctamente. Esto no los debes aplicar sólo cuando estés diseñando o escribiendo el documento, sino también en el momento en el que esté realizando las correcciones, ya que son los últimos vistazos que vas a dar a dicho documento, por lo que deberás asegurarte de que todo está perfectamente bien redactado, sin faltas ortográficas y bien organizado.
• Los borradores los puedes trabajar con el ordenador o a mano, pero el documento definitivo, a ser posible, estará escrito a ordenador.
• Deberás prestar atención a todas las cuestiones y a todos los apartados en los que debas mostrar algún tipo de aclaración, es decir, no finalices el documento con información faltante, ya que esto creará una mala sensación, además de que puede inducir a errores.
• Opta por un estilo de letra que sea claro, redondo y resulte agradable a la vista y fácil de leer. Piensa que a lo mejor tu interlocutor tiene problemas de visión, lo que significa que una letra poco clara, hará que tu documento sea más difícil de entender, y esto no habla bien de tu preocupación por el interlocutor.
• Recuerda que siempre vas a tener a tu disposición todas nuestras plantillas con las que podrás disfrutar de una guía profesional y con todos los detalles para que no te dejes nada en el tintero.
• Antes de hacer el documento definitivo, es interesante que trabajes con varios borradores, ya que esto te ayudará a ganar confianza, te permitirá detectar más los errores que puedas cometer, te ayudará organizar mejor las ideas y además minimizarás el riesgo de que aparezcan errores.
• Es muy importante que, cuando compongas el texto y lo organices, pienses siempre en el interlocutor, es decir, si tú fueses el interlocutor, ¿cómo te gustaría que se presentase toda la información? Tienes que apostar por la claridad, ser conciso y sobre todo evitar añadir información innecesaria o elementos que puedan inducir a error.
• Los errores gramaticales son uno de los fallos más frecuentes que se suelen encontrar en los documentos, y hacen que la imagen del que los ha redactado se estropee de manera considerable, ya que no se muestra profesional. Por esa razón, debemos aprender a redactar bien, y estudiar la estructura de cada frase evitando utilizar estructuras complicadas o palabras que no dominamos perfectamente, ya que podemos estar intentando mostrar un nivel más culto, cuando en realidad estamos metiendo la pata.
• Es muy importante que adaptes al escrito al tipo de documento que estés preparando, lo que quiere decir que es probable que en algunos casos necesites investigar para obtener información extra que te permita hacerlo de manera conveniente.
• En el caso de tener que presentar un documento hecho a mano, nunca utilices tintas de colores, y céntrate en las tintas de color azul o negra.
• No olvides que, una vez que hayas finalizado el documento, deberás adjuntar la documentación o las copias de documentación oficial que sean necesarias para reforzar lo dicho en el mismo.
• No escribas un texto continuo, sino que debes dividirlo en diferentes apartados. Esto es necesario para mejorar la legibilidad, además de ayudar al interlocutor a encontrar la información de los datos de manera más rápida, algo que es muy de agradecer y hablará positivamente de ti.
• Siempre debes priorizar la calidad del texto sobre la cantidad, lo que quiere decir que es mejor realizar textos cortos pero muy claros que textos muy largos con mucha información ambigua o que se repita en exceso.
• Toda la información que figura en el documento deberá estar perfectamente organizada y accesible, evitando mezclar conceptos que puedan dar lugar a confusión o hagan que sea más difícil de entender por parte del interlocutor.
• Antes de presentar el documento es esencial que lo revisemos. A nivel ortográfico, generalmente con dos pasadas será suficiente, pero para detectar errores gramaticales, comprobar la redacción y valorar que hemos introducido todos los datos necesarios, es posible que necesitemos revisarlo más veces.
• Cuando hayas la información deberás ser realista y honesto, evitando mentiras que posteriormente puedan salir a la luz y estropee en tu imagen.
• No te quedes con la primera plantilla que encuentres, y valora la posibilidad de estudiar diferentes opciones hasta encontrar la que sea más apropiada.
• Mucho cuidado con las faltas ortográficas, ya que es muy fácil que se nos escape alguna. Para no cometer faltas es importante escribir y leer mucho, pero es posible que cuando vayamos a redactar el documento, todavía sigamos teniendo errores de este tipo, por lo que, para cada palabra que dudemos, deberemos consultar, y repasaremos todo lo que sea necesario hasta asegurarnos de que no existe ningún error ortográfico.
• Todo tipo de documento debe ser claro, lo más escueto posible y que goce de la máxima precisión, lo que quiere decir que no debes añadir información que no sea realmente necesaria, y te tentarás tan sólo en transmitir los datos importantes sin intentar adornarlo en exceso.

Hacer un Presupuesto de Compras

Para hacer un Presupuesto de Compras adecuado, se deben incluir ciertos elementos. Entre estos se deben considerar el inventario previo de materia prima, el inventario que se planifica comprar junto con sus precios y el inventario final que ha sido proyectado.

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