Nota De Débito

Una nota de débito es un documento informativo que una empresa envía a sus clientes. No debe confundirse con una factura o con una nota de crédito. Veamos de qué se trata este documento.

Definición de nota de débito

Se define una nota de débito como un documento de carácter comercial y con poder legal que un vendedor o prestador de servicios envía a un cliente. Usualmente se hace para notificar un aumento en la deuda que había contraído con anterioridad. También se puede utilizar para la aplicación de intereses de mora o para solucionar un error de facturación.

Razones para la emisión de una nota de débito

  • La razón principal es notificar la deuda contraída por mercancía que una empresa ha entregado a un comprador pero que no ha sido cancelada por el mismo.
  • Si un servicio se ha proveído pero la cancelación del mismo se hará en otro momento.
  • Cuando se han producido errores en la facturación de productos o servicios por parte de la empresa que vende u ofrece dichos servicios.
  • Si un cliente ha incurrido en la acumulación de intereses de mora por no cancelar a tiempo una factura previa.

¿Para qué sirve la nota de débito?

Para el comprador la utilidad de este documento es la de saber los cambios realizados a una facturación previa de compra de un producto o servicio. De esta manera, para el vendedor esta nota es útil tanto para informar a su comprador de los cambios como para registrar las transacciones correctas en el sistema de contabilidad.

Este tipo de documento no es utilizado por todo tipo de empresas. Es más común cuando se realizan transacciones entre dos empresas a diferencias de las que se hacen con una persona u otro tipo de figura comercial.

Diferencias entre este y otros documentos similares

Este documento suele confundirse con una factura, pero en realidad no se trata de lo mismo. La factura se utiliza en el momento en el que un pago es cancelado. A diferencia de esto, la nota de débito puede entregarse en una fecha diferente a la del pago final del producto o servicio.

De la misma manera puede producirse confusión con otro tipo de documento llamado nota de crédito. Esta funciona de la manera opuesta al documento que estamos estudiando. Cuando se entrega una nota de crédito se le está informando al cliente que existe un saldo a su favor generado por el pago anterior de un producto o servicio.

Información importante que debe contener

En nuestro formato descargable en Excel puedes ver un ejemplo de nota de débito. Este documento al ser de carácter legal debe contar con ciertos datos importantes. Estos son:

Datos del emisor

Debe estar visible la razón social y nombre comercial del emisor así como su número de identificación comercial. Además de esto, debe estar visible la dirección física de la empresa.

Datos administrativos

Este tipo de notas usualmente están numeradas por razones de control interno. Este número debe estar visible en la nota emitida. Además se debe indicar que se trata de una nota de débito. Otro dato importante es la fecha de emisión.

Datos del comprador

Se debe indicar el nombre y/o razón social del comprador receptor de la nota, además de la dirección de la empresa o persona. Si se trata de enmendar un error de facturación o notificar un aumento de la factura general por compra, los datos de la factura o contrato deben ser visibles.

Descripción de la modificación

Dependiendo de la razón por la que se utiliza este tipo de documentos podemos diseñarla al igual que una factura si se trata de notificar aumentos de precios de compra. Pero si se trata de una simple modificación por error de facturación el formato puede ser más sencillo. Se coloca la descripción del bien o servicio, la causa de la modificación y el valor de la misma.

Total

Se debe indicar si existen impuestos aplicados al valor detallando el % aplicado y finalmente el valor total de la nota.

Descarga Modelo de Nota de Débito en Formato Excel

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